9 כלים מעולים לשיתוף מסמכים לצוותים

כאשר מחשוב ענן ממשיך להגיע לאזורים שנשלטו בעבר על ידי יישומי שולחן העבודה, זה זמן מצוין לשקול כיצד העסק שלך יכול להפיק תועלת מכלי שיתוף פעולה מקוונים להפקת מסמכים מעולים. בין אם מדובר בהצעה, הודעה לעיתונות, מדריך או סוג אחר של תקשורת או תיעוד, יש שם כמה כלים נהדרים וקלים יחסית לשימוש כדי לעזור לצוות שלך להכין אותו.

הסתכלנו עלתמונה רחבה יותר בכלי שיתוף פעולה בצוות בעבר, כולל הכל מהודעות קבוצתיות פרטיות לאנשי קשר משותפים ועד לניהול פרויקטים. בדקנו גם כיצד ליצור מצגות בשיתוף פעולה באמצעות כלים מקוונים. אבל אם אתה צריך להרכיב קבוצה במיוחד כדי לבנות מסמך, תרצה לדעת אילו סוגי אפשרויות זמינות. למרבה השמחה, העלות של רבים מהכלים הללו זולה לחלוטין בהשוואה לחלופות שולחניות, או אפילו בחינם.

ויקים

תוכנת Wiki מאפשרת למשתמשים מרובים לשתף פעולה במסמכי אינטרנט מקושרים בקלות יחסית באמצעות עורך WYSIWYG או שפת סימון קלת משקל. הדוגמה המפורסמת ביותר היאויקיפדיה, בסיס ידע הניתן לעריכה על ידי משתמשים שצמח במהירות לאנציקלופדיה הגדולה בעולם מאז הקמתה ב-2001.

ויקי הם בחירה מצוינת ליצירת תיעוד מורכב, מכיוון שניתן לקשר דפים ונושאים בקלות רבה יחד כדי ליצור מבנה מסמך שניתן לנווט. בדרך כלל, פונקציונליות חיפוש מובנית מאפשרת למצוא מידע נחוץ במהירות מתוך הארכיונים. בין יתר היתרונות של ויקי יש היסטוריית גרסאות, שבהן נשמרים עותקים של עריכות קודמות לדף מסוים למקרה שצריך להחזיר משהו לאחור או לשחזר. מערכות מסוימות מאפשרות יצירת קבוצות משובחות של מבני הרשאות כדי להבטיח שרק מי שרשאי להציג ו/או לערוך קטעים מסוימים יוכל לעשות זאת.

מעבר לתיעוד, קובצי ויקי יכולים להיות גם בחירה טובה עבור שיתוף פעולה במסמכים בודדים בודדים, במיוחד אם המסמכים האלה צריכים לחיות באינטרנט. עם זאת, לכמה מערכות ויקי יש גם תכונות ייצוא המאפשרות לך להמיר דף ויקי מקוון ל-PDF, קובץ טקסט או פורמט אחר של מסמך נייד.

ישנן מספר אפשרויות לשימוש ב-wiki בארגון שלך, החל מאירוח חבילות תוכנה חינמיות וקוד פתוח בשרתים שלך ועד לוויקי מתארחים בעלות נמוכה ופתרונות הנתמכים במלואם הניתנים להרחבה מעסק קטן ועד לארגון. תסתכל עלמדיה ויקילפתרון מתארח בעצמו (זו התוכנה שמפעילה את ויקיפדיה),PBWorksלפתרון מתארח, וטקסט חברתילפתרון נתמך שיכול להתרחב ככל שהחברה שלך תגדל. לאפשרויות רבות נוספות, בדוק את אהשוואה מעולהתרשים של תוכנת ויקי ו-ויקימטריקסאתר השוואת ויקי.

עורכי מסמכים משותפים

אם הצרכים שלך פשוטים יותר מתיעוד נרחב או איסוף מידע ואתה רק צריך דרך לשתף פעולה על מסמכים עצמאיים בעצם, אתה יכול לשקול אחד מהרבה עורכי מסמכים מקוונים שיתופיים מצוינים בחוץ. אולי המפורסם שבהם הואGoogle Documents. כאן אתה יכול להשתמש בעורך חזותי חזק למדי של WYSIWYG כדי להכין מסמכים שניתנים לשיתוף ברמות הצפייה או העריכה עם מי שצריך גישה. עם האחרוןתוספת של תכונת תיקיות משותפות, קל עוד יותר לנהל שיתוף פעולה וגישה בין קבוצה אחת או כמה של חברי צוות.

עם זאת, גוגל אינו המשחק היחיד בעיר, וכדאי לבחון אפשרויות חלופיות, כולל גם בחינםסופר זוהו, רכיב עיבוד התמלילים המקוון של Zoho Applications, חבילת שיתוף פעולה מלאה שאפילוכולל אינטגרציה מלאה עם Google Docsלגישה פתוחה רב-שכבתית לכלי שיתוף פעולה מקוונים.

אפשרויות בולטות אחרות שכדאי לבדוק בקטגוריית הכנת מסמכים מקוונת כוללותה-Buzzword של אדוביו-37 אותות'לוח כתיבה, שמשתמש בתחביר דמוי ויקי אך מכוון בעיקר ליצירת מסמכים עצמאיים. אם העסק שלך כבר פועל בתחום של Microsoft Office, שווה גם לעיין בוOffice Live Workspaceאשר מציע גישת צ'ק-אאוט/צ'ק-אין לשיתוף פעולה במסמכים עבור קבוצות, למרות שהצוות שלך ישתמש בפועל באפליקציות שולחן העבודה המתאימות כדי להציג ולערוך מסמכים. גם הגרסה הבאה, Microsoft Office 2010הוסף רכיב אפליקציות אינטרנט מקוריותלחבילת המשרדים וכדאי לבדוק אותה כשהיא תושק בשנה הבאה.

גוגל ווייב

אם העסק הקטן שלך כבר עובד בתחום הטכנולוגיה המתקדמת, או אם תרבות החברה שלך כוללת טיפוח רוח הרפתקנית, בהחלט שווה לנסות את כלי התקשורת החדשני והיצירתי הזה.גוגל ווייבהוא חלקו דואר אלקטרוני, חלקו ויקי, חלקו הודעות מיידיות וחלקו רשת חברתית -- הוא מציע הזדמנות חסרת תקדים לשתף פעולה עם עמיתים בזמן אמת, שבו ניתן לראות עריכות ותוספות תוך כדי ביצוע.

Google Wave מספק תכונות עיצוב מסמכים בסיסיות כמו כותרות, גדלי גופנים וסגנונות, יישור וכו'. ניתן להשחיל ולקנן תשובות ברמות רבות לעומק, כאשר כל ההתקדמות של כל Wave יכולה להיות מושמעת בסדר עוקב כדי לראות כיצד המסמך התפתח . יש לך גם דרכים עוצמתיות להכניס ולהציג מידע חיצוני לתוך Wave עם הרחבות מדובבגאדג'טים ורובוטים. מכיוון שכל אחד יכול ליצור את ההרחבות האלה, לא רק שיש קהילה חזקה שכבר מייצרת אפליקציות שימושיות, אלא שהעסק שלך יכול ליצור הרחבות מותאמות אישית משלו אם וכאשר יהיה צורך בכך.

אין ספק שזה עדיין הימים הראשונים של Google Wave, ומכיוון שהוא בגרסת בטא פרטית, זה עשוי להתגלות קשה להשיג את כל הקבוצה שלך גישה לכלי. אבל זה מדיום מבטיח להפליא שחברות שחושבות קדימה עשויות לרצות להתנסות איתו. גם אם היא מספקת תועלת רק בשלב הניסוח וסיעור המוחות למסמך שהושלם שבסופו של דבר מסתיים באמצעות כלים אחרים, Google Wave היא שיטה מרשימה וייחודית לשיתוף פעולה צוותי על מידע בזמן אמת.

משאבים נוספים לעסקים קטנים מ-Mashable:

-מדריך המדיה החברתית של Mashable לעסקים קטנים

-כיצד: השתמש במדיה חברתית כדי לשמר לקוחות

-כלי פרודוקטיביות ניידים מובילים לעסקים קטנים

-5 אסטרטגיות שיווק מתקדמות במדיה חברתית לעסקים קטנים

-4 דרכים שבהן מדיה חברתית משנה עסקים

-6 שלבים שחובה לבצע עבור מכירה בכל כלכלה

-5 זכיות קלות של מדיה חברתית עבור העסק הקטן שלך