אנשים מבלים זמן רב בדוא"ל -- יותר מדי לטובתם ולפרודוקטיביות שלהם. דוא"ל הוא טכנולוגיה משבשת שיכולה לקחת אותך לשיק שמעולם לא התכוונת, ולזלול זמן מהר יותר מרוב הפעילויות התנדבותיות אחרות.

למייל יש תכונות ממכרות. רובנו מקבלים אימייל שהוא לא חשוב, ובכל זאת אנחנו ממשיכים לבדוק את תיבות הדואר הנכנס שלנו ללא הרף.

כדי לשחרר אותך מעומס הדוא"ל, נסה את הטכניקות הפשוטות האלה.

1. בצע אופטימיזציה

כדי לייעל את הדוא"ל, אתה צריך פחות ממנו.נסה להשתמש בשירות שנקראUnsubscribe.comכדי להסיר את עצמך מרשימות דיוור, מיילים פרסומיים וכו'. זה משתמש בתוסף Gmail, או שאתה יכול פשוט להעביר אימיילים אל[מוגן באימייל].

נסה לצבור.לפעמים אתה מקבל אימיילים לא חיוניים שהם למעשה מועילים. צבירה וביטול הרשמה יצמצמו הרבה מהדואר הנכנס שתקבל מלכתחילה. שירותים כגוןFriendFeedשלח סיכום יומי של פעילות המדיה החברתית.סוחריםישלח את כל העסקאות היומיות הטובות ביותר, כך שאינך צריך להירשם בנפרדגרופון,LivingSocial, וכו'. ליתר דיוק, הירשם להתראת Google על עצמך, כמו גם לצבר חדשות כמוהחיה היומית.

בהמשך מגיע הארגון.אני מעריץ ענק שלOtherInbox, שמשתלב עם Gmail ומארגן אוטומטית את ההודעות שלך בתיקיות כמו "קניות" ו"עסקים". דמיינו תיבת דואר נכנס עם 1,000 הודעות; לאחר הפעלת OtherInbox, תוכל לצפות בתיבת הדואר הנכנס הזו מתכווצת ל-14 אימיילים -- בלחיצה אחת. יתר על כן, OtherInbox תלמד ממך, ולכן ישתפר עם הזמן. בתור יתרון נוסף, ל- OtherInbox יש שירות ביטול הרשמה משלה. זה גם יזהה אוטומטית מספרי מעקב בדוא"ל, ולאחר מכן יכניס את תאריך המסירה בלוח השנה שלך לצד מידע המשלוח הרלוונטי.

הפוך לנינג'ה מסנן.בין אם Gmail, Outlook או שירות אחר, רוב מערכות האימייל מאפשרות סינון. לכל סוג של אימייל שאתה מקבל בקביעות מסוימת (וחלק לא) צריך להיות מוקצה לו מסנן. לפעמים חשבונות מעבירים מיילים עם מילות מפתח מסוימות לעוזר, או מספקים תגובה אוטומטית ספציפית. בלי קשר, השתמש במסננים לעתים קרובות.

ענה על שאלות מבעוד מועד.הסר את הצורך מאנשים לשלוח לך דוא"ל מלכתחילה. נסה לכלול קטע שאלות נפוצות באתר שלך, למשל. ענה על השאלות השגרתיות שחוזרות על עצמן לפני הזמן. לחלופין, נסה להוסיף מידע רלוונטי בחתימה שלך. אני משתמשUnityFaxלקבל פקסים באימייל. אני אוהבדואר פוסט וירטואליכדי לקבל דואר בתיבת הדואר הנכנס שלי.

לבסוף, השתמשWiseStampכדי ליצור אייקונים קטנים ונחמדים המקשרים אל שלךפייסבוק,לְצַפְצֵף,לינקדאיןובלוג. אני גם אוהב לכלול קישור לטונגלבחתימה שלי, מה שנותן לאנשים גישה לפנקס פגישות המסונכרן עם היומן שלי בזמן אמת. כך, אני אף פעם לא צריך לבזבז זמן או אימיילים בהגדרת פגישות.

כלול משפט בחתימת המייל שלך המציין שאתהבדוק את המייל שלך רק פעם ביום, אבל אם העניין דחוף, השולח יכול להשתמשAwayFind. שירות זה יוצר דף קשר לשעת חירום שמנתב אליך הודעות בקול או בטקסט.

כעת, לאחר שביצעתם אופטימיזציה לאימיילים שלכם, תצטרכו להשתפר ב"עיבוד" שלהם. בדוקמשחק הדוא"ל, שמוסיף דינמיקה של משחק לעיבוד דואר אלקטרוני. כאשר אתה מקבל מייל יש לך כמה שניות להחליט מה לעשות: האם לדחות אותו למועד מאוחר יותר, למחוק אותו או להשיב לו. אם תחליט להשיב, יש לך רק זמן קצר לגבש את התגובה שלך. תלוי עד כמה אתה מצליח, המשחק מתגמל נקודות, כל הזמן מאמן אותך לעבד מיילים מהר יותר.

אם אתה באמת רוצה להתחרט, פנה אלקרא מהר, שמכשיר אותך, לאט לאט, לקריאה מהירה. הרווחתי 30 מילים לדקה אחרי מאמר אחד.

2. אוטומציה

אני משתמשFollowUp.ccכדי לעקוב אחר מועדים בתחום הדוא"ל. זה רעיון פשוט: בכל פעם שאתה שולח דוא"ל, אתה יכול להגדיר תזכורת דוא"ל לכל פרק זמן. לדוגמה, אם אתה כותב דוא"ל ללקוח פוטנציאלי, אתה יכול לבחור ב-CC "[מוגן באימייל]." שלושה ימים לאחר מכן, אם הלקוח הזה לא הגיב, הוא יקבל אימייל תזכורת, וכך גם אתה. אם אתה עותק עותק "[מוגן באימייל]", רק אתה מקבל את התזכורת. תגלה שאחרי כמה שבועות של שימוש ב-FollowUp.cc, תפסיק לדאוג לגבי מעקבים. זה מחוץ לטווח הראייה, ומחוץ למוח - כמו שזה צריך להיות.

תוסף Gmailתגובות משומרותהוא הכרחי. התוסף מאפשר לך ליצור תבנית אימייל. לדוגמה, אם אתה מקבל לעתים קרובות בקשות למידע על מוצר, תוכל ליצור תבנית דוא"ל עם כל המידע. בדרך זו, נדרשות רק שני קליקים כדי לשלוח, במקום חמש דקות כתיבת הדוא"ל. בשילוב עם מסננים, אתה יכול להגדיר תגובות אוטומטיות של תבנית למילות מפתח מסוימות, ולהסיר לחלוטין את המשימה מהצלחת שלך.

תוסף נהדר נוסף הואבּוּמֵרַנְג. בין היתר, הכלי מאפשר לדחות שליחת מיילים מסוימים למועד מאוחר יותר. דחיית הודעות דוא"ל הופכת אותך ליותר פרודוקטיבי בכך שהיא מכניסה אנשים ללוח הזמנים שלך. אם תגיב למייל באופן מיידי, סביר להניח שפשוט תקבל יותר אימייל. אבל, אם אתה שולח בזמן אסטרטגי יותר, ייתכן שתהיה בעמדה טובה יותר להתמודד עם ההודעה הזו בצורה יעילה יותר.

הכלי האחרון בתהליך האוטומציה הוא anמשיב אוטומטי. המשיב האוטומטי שלך צריך לקחת את אותו המסלול כמו חתימת הדוא"ל שלך על ידי ציפייה לצרכים של אנשים ולספק פתרונות מראש. אמור להם למי לפנות לבקשות מסוימות, וידע אותם היכן להשיג את המידע שהם רוצים.

3. מיקור חוץ

לאחר שעבדת על סולם הדוא"ל של אופטימיזציה ואוטומציה, ללא ספק עדיין תישאר עם הודעות הדורשות אינטראקציה אנושית - אבל אולי לא שלך. כאן נכנס לתמונה סיוע וירטואלי. אני משתמשFancyHandsלהתמודד עם משימות מטרידות שאין לי זמן להן. כל שעליך לעשות הוא להעביר אימייל עם שורת הוראות אחת. ואז השירות קורא לאנשים לבקש מידע ומארגן קבצים למשהו שימושי יותר.

הדבר החשוב ביותר שיש לזכור הוא שלכל בעיה יש פתרון. כאשר אתה בוחן משימות במסגרת שלמעלה, אתה יכול לגרום לטכנולוגיה לעבוד בשבילך, במקום להיפך