הפוסט הזההופיע במקור עלאמריקן אקספרס פורום פתוח, שם Mashable תורם באופן קבוע מאמרים על מינוף מדיה חברתית וטכנולוגיה בעסקים קטנים.

לפני כמה שבועות דיברנוכמה כלים דיגיטליים שיעזרו לצמצם ניירשימוש בתוך המשרד. אבל יש עדיין שירותים ואפליקציות נוספים שמתמקדים בהפחתת צריכת הנייר שלך (ובהמשך העלויות שלך) בכל הנוגע למערכות חיצוניות, כמו דואר, חשבוניות ויצירת קשרים אישיים.

כדי להמשיך ברוח האקולוגית והתקציבית הזו, המשך לקרוא לעוד חמישה שירותי חיסכון בנייר.

1.ShoeBoxed

כשמדובר בניהול עסק קטן, קשה להימנע מאותה ערימה ההולכת וגדלה של ניירות שונים. לא רק שזה הופך במהירות לעומס במשרד, אלא שזו דרך טובה לאבד מעקב אחר פריטים חשובים.

פתרון אחד הוא שירות הדיגיטציה ShoeBoxed. אם אספת 25 קבלות הניתנות להוצאה בביקורך האחרון במשרד החוף המערבי, סביר להניח שתכניס אותן למעטפה בתשלום מראש תהיה יעילה יותר מהזנה ידנית של הנתונים לגיליון אלקטרוני.

ShoeBoxed יסרוק את הניירות ותוסיף אותם בחשבונך. משם, אתה יכול להפיק דוחות מפורטים מאוד, הניתנים למיון, ולשלב אותם במערכות מסד הנתונים הקיימות שלך, כולל Excel, Quicken, Outlook,Gmail, Freshbooks (ראה להלן), ועוד רבים אחרים. בעיקרו של דבר, השירות יכול להפוך ערימה של נייר לא מאורגן לדוח הוצאות או למסד נתונים של אנשי קשר מבלי שתיגע במקלדת.

התמחור מתחיל ב-$9.95 לחודש עבור עד 50 סריקות פריטים, מה שיכול להתאים למבצע קטן או לפרילנסר המעוניין לחסוך זמן בהנהלת חשבונות. תוכניות מקיפות יותר זמינות לעסקים שיש להם יותר לעקוב אחריהם.

2.CloudContacts

הגיע הזמן להפוך את אוסף כרטיסי הביקור הזה או Rolodex למסד נתונים שניתן לחיפוש. בעוד ShoeBoxed מתמקדת בעיקר בדיגיטציה של קבלות, CloudContacts עוסקת בכל הרשת העסקית שלך.

שלח להם את ערימת הכרטיסים שלך בגודל 2 x 3 אינץ', וקבל בחזרה נתונים סטנדרטיים שתוכל לייבא כמעט לכל איש קשר, דואר אלקטרוני או מערכת CRM, כולל Outlook, Gmail,SalesForceו-37Signals' Highrise.

תכונה נחמדה נוספת היא החיבור בלחיצה אחת למדיה החברתית. כאשר כרטיס ביקור מצטט פרופיל חברתי, קישור ישולב בנתונים שלך, שיאפשר לך להתחבר בקלותלינקדאין,פייסבוק, אולְצַפְצֵף.

ועבור אותם עסקים הממוקמים בניו יורק, איסוף אישי זמין.

3.ספרים טריים

הפקת חשבוניות נייר עשויה להיות מאוד לא יעילה. Freshbooks לא רק מוציא את הנייר ממערכת החיוב שלך, אלא יכול לתת לו שיפוץ ארגוני מלא.

ניתן לגשת לתוכנה מבוססת האינטרנט מכל מחשב עם פרטי הכניסה והסיסמה של חשבונך, ומבטל את הצורך בהתקנות קנייניות. לאחר הכניסה, תהיה לך גישה לסקירה מקוונת מלאה של מערכת החיוב שלך, שבה תוכל להשתמש כדי לעקוב אחר הוצאות, להפיק דוחות, והכי חשוב, להגיש חשבוניות ללקוחות שלך.

חשבוניות נשלחות באמצעות דואר אלקטרוני עם קישורים מאובטחים שבהם הלקוחות יכולים לעיין בחשבון שלהם ובמידע הקשור (למשל הערכות, הצעות מחיר וכו'). לקוחות יכולים אפילו לבצע תשלומים ישירים מדף החשבוניות שלהם באמצעות מספר שירותי ביניים כולל PayPal, Verisign ו- Authorize.net. אם הלקוחות שלך מעדיפים חשבוניות PDF, אתה תמיד יכול להשתמש ב-aמנהל התקן של מדפסת PDF.

חיוב יכול להתבצע אוטומטית בתוך Freshbooks (מבטל את הצורך במעקב ידני עם תזכורות "לאחר תשלום"), ניתן לבצע בכל מטבע, ויש אפילואפליקציית אייפוןלמעקב תוך כדי תנועה.

השירות הוא $39.95 לחודש, בתוספת $10 עבור כל משתמש נוסף, עבור כניסות לקוחות וחשבוניות ללא הגבלה.

4.Mail Class Class

עסקים מקבלים טונות של דואר נייר. חלק גדול ממנו הוא זבל; חלק ממנו חיוני למבצעים. כל זה מסורבל ובלתי ניתן לחיפוש.

Earth Class Mail מבקשת לתקן זאת באמצעות שירותי הדיגיטציה של דואר חילזונות שלהם. הירשם ויוקצה לך קוד מיוחד (כמו מספר סוויטה) להוסיף לכתובת הרחוב הקיימת של העסק שלך. לְדוּגמָה:

העסק שלי

123 ברודווי,#4567

ניו יורק, ניו יורק 10011

לאחר מכן, נתב מחדש באופן מאובטח את כל הדואר המגיע לכתובת זו באמצעות שירות הדואר האמריקאי. נייר שנכנס ייסרק ויישמר בחשבון הדואר שלך ב-Earth Class, ותקבל הודעה בדואר אלקטרוני על כניסות חדשות.

כעת ניתן לחפש את הדואר הנייר שלך, מאוחסן בקלות בארכיון, ולא יערם על שולחנך בזמן הקרוב. האחסון הדיגיטלי של הדואר שלך הוא בלתי מוגבל, והנייר יישמר במשך 30 יום לפני שהוא יגרוס בצורה מאובטחת וממוחזר.

מכיוון ש"מספר החבילה" החדש שלך קשור לייעוד הניתוב מחדש עם ה-USPS, אתה יכול לשלוט באיזה סוג דואר עובר ל-ECM (פריטים בעדיפות נמוכה יותר, דואר זבל וכו'), ומה עדיין מגיע לדלת שלך.

אם אתם שואפים להפוך לדיגיטל מלא, תכונות נוספות כמו פדיון צ'קים משולב דרך חשבון הבנק שלכם והעברת חבילות זמינות גם כן, כלומר לאחר הגדרת המערכת ובתנופתה, ייתכן שלעולם לא תצטרכו לגעת בפיסה של שוב דואר נייר.

נכון לעכשיו, השירות זמין רק ב19 ערים בארה"ב, ונראה שיש הרבה מה לעקוב אחרי הגדרת חשבון, במיוחד אם אתה מתכנן לפצל את הדואר שלך בין שני יעדים. אבל אם אתה מחויב לפתרון ירוק, או מתמקד בפינוי העומס במשרד שלך, Mail Class עשוי להיות אופציה טובה.

התמחור מתחיל ב-$19.95 לחודש עבור סריקות של 100 פריטי דואר.

5.זומבוקס

Zumbox הוא עוד פתרון דואר ללא נייר עם גישה שונה. הם יצרו תיבת דואר דיגיטלית לכל כתובת פיזית בארה"ב. חברות וארגונים אחרים ששולחים חומרי נייר לכתובות פיזיות יכולים להצטרף ל-Zumbox ולשלוח אותם במקום דיגיטלי.

נמענים (בכתובת אישית או עסקית) יכולים להפעיל את חשבון Zumbox שלהם על ידי הזנת כתובת הרחוב שלהם. Zumbox שולחת פיסת דואר פיזית עם מספר PIN המאפשר למשתמשים להפעיל את הכתובות שלהם.

בעיקרו של דבר, השירות מאפשר לעסקים ולאנשים פרטיים לשלוח תקשורת דיגיטלית למיקומים פיזיים, ללא צורך בכתובות דואר אלקטרוני.

יתכן וקשה לראות את המעשיות המיידית של Zumbox, מכיוון שגם הנמענים וגם השולחים יצטרכו להצטרף לחשבונות, ולא סביר לגרום לכל האנשים שאתה עושה איתם עסקים לעשות זאת.

עם זאת, מכיוון שהשירות בנוי על התשתית הקיימת המאסיבית של שירות הדואר האמריקאי, הפוטנציאל כאן הוא עצום, ובהחלט כדאי לבחון אותו, גם מזווית שיווקית.

לעודעֵסֶקכיסוי, עקוב אחר Mashable Businessלְצַפְצֵףאו להפוך למעריץפייסבוק

משאבים עסקיים נוספים מ-Mashable:

-5 כלים פשוטים למשרד ללא נייר

-כיצד: לשווק את העסק הקטן שלך ללא תקציב

-הגדלת העסק שלך: 5 טיפים ממייסד Foursquare

-5 אפליקציות חיוניות לדף המעריצים של העסק שלך בפייסבוק

-מדוע שיתוף פעולה הגיוני לעסקים קטנים