10 דרכים לוודא שהעסק שלך מקבל תשלום

מתוך כל האחריות המתסכלת שבעלי עסקים קטנים צריכים להתמודד איתם, איחור או אי קבלת תשלום מלקוחות הוא אחד הדברים שהכי קשה להתמודד איתם.

במהלך השנים היו לי כמה עסקים קטנים, סוכנויות והייתי חלק מכמה ארגונים גדולים שכולם התחמקו על ידי הלקוחות שלנו. זה בלתי נמנע ויקרה לכל בעל עסק. אבל יש הרבה דברים שאתה יכול לעשות כדי לעזור לזה לא לקרות לעתים קרובות כמו שזה קורה עכשיו.

ניתחתי יותר ממיליון חשבוניות שנשלחו בשנה האחרונה. למדתי כמה דברים על חיוב לקוחות; יש כמה דברים עיקריים שאתה יכול לעשות כדי להימנע מאי קבלת תשלום. הנה כמה ממצאים מהמחקר שלנו.

יש חוזה בכתב

אמרתי את זה בעבר במאמר עבור Intuit QuickBooks. עבודה ללא חוזההוא רק מבקש צרות.

ללא חוזה בכתב, אין חובה חוקית ללקוח לשלם לך עבור כל העבודה הקשה שלך. בקיצור, קיום חוזה הוא הכרח אם אתה רוצה להבטיח שהחשבוניות שלך ישולמו.

יש לדון ולהסכים על החוזה עם שני הצדדים לפני השקת פרויקט. זה אמור לכסות את הדברים הבאים:

• העבודה או הסחורה הספציפית שתספק ללקוח.

• כמה כסף ישלמו לך. זה יכול להיות שעתי, חודשי או לפי פרויקט.

• המועד בו צפוי הפרויקט להסתיים.

• אמצעי התשלום שאתה מקבל, כגון כרטיס אשראי, PayPal או eCheck.

• סכום הכסף שאתה צריך מראש.

• הצעדים שתנקוט כדי ליישב אי תשלום.

• הכרת האדם האחראי על החיוב, כך שתוכל ליצור איתו קשר אם יש חשש לגבי חשבונית.

• מה יקרה אם הפרויקט יופסק.

• לדעת אם תקבל פיצוי על התאמות כלשהן.

• האם העבודה שלך מוגנת בזכויות יוצרים?

חשבונית לעתים קרובות

בואו נעשה את זה קצר וקולע. ככל שתשלח חשבונית מהר יותר, כך תקבל תשלום מהר יותר. וזה נהדר אם אתה רוצה לשפר את תזרים המזומנים שלך. אבל, גילינו גם שאם לא קיבלת תשלום תוך 90 יום,רק 18% מהחשבוניות הללו משולמים.

אם ברצונך למנוע את זה, בצע חשבונית בתדירות גבוהה, רצוי פעם בשבוע.

עבור לתוכנת חשבונית מבוססת ענן

אם אתה עדיין משתמש בדואר חילזון כדי לשלוח חשבוניות, אז אתה עושה לעצמך שירות עצום. מלבד ההמתנה לשליחת החשבונית, בדיקה ואישור מהלקוח שלך, לאחר מכן עליך להמתין עד שהמחאה תגיע בדואר. זה בהחלט יכול להשפיע על תזרים המזומנים שלך. יתר על כן, אתה גם לוקח את הסיכון שהחשבונית או הצ'ק בדואר.

כן, אנו שולחים גם חשבוניות דואר חלזונות, אך אנו מוצאים שליחה של חשבונית מקוונת תשולם 30-45 ימים מוקדם יותר ויש לה עלייה של 22% בהסתברות לתשלום בפועל.

כדי להאיץ את העניינים, ולהפוך את החיוב לנוח יותר עבורך וגם עבור הלקוח שלך, בצע את המעבר לענן מבוסס. זה מאפשר לך ליצור במהירות חשבוניות ולשלוח אותן בדוא"ל ללקוח שלך. הלקוח יכול לבצע תשלום מאובטח, אלקטרוני מיידי לאחר פתיחת המייל. והכי חשוב, הכסף הזה צריך להיות בחשבונך תוך יום עסקים אחד.

השתמש בחיוב חוזר

גילינו שהסיבה הגדולה ביותר שעסקים לא מקבלים תשלום היא בגלל שהם שוכחים לחייב. למרות שזה אולי נראה כמו עניין לא מובן, זו אחת הטעויות הגדולות ביותר שבעלי עסקים עושים. לאחר מכן, ודא שאתה מחייב באותו זמן בכל חודש. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היאהגדר את החשבוניות שלך לשליחה אוטומטית.

כל מה שאתה צריך זה:

• פרטי החיוב של הלקוח

• הסכום של כל עסקת חיוב

• שיטת התשלום לתוכנת החיוב המקוונת שלך

ברגע שיש לך מידע זה, תוכל להגדיר את תכונת החיוב החוזר מתוכנת החיוב שלך. פעולה זו תחייב אוטומטית את כרטיס האשראי או חשבון הבנק של הלקוח שלך מדי חודש בתאריך החיוב שנבחר. הלקוח שלך גם יקבל באופן מיידי קבלה באימייל.

זה ימנע מלקוח ממך אי פעם לשכוח לשלם את החשבונית שלך.

ימים מול נטו

על ידי שימוש במילה "ימים" בניגוד ל"נטו" החשבונית שלך תשולם בתדירות גבוהה יותר של 14%, מכיוון שקל יותר להבין אותה עבור הלקוח שלא מכיר את הז'רגון העסקי והחשבונית.

בנוסף, כאשר אתה משתמש במונחים כמו "עם קבלה" הלקוח יכול בקלות להפריע שניתן לשלם את החשבונית בכל עת. וזכור, ככל שהחשבונית לא שולמה זמן רב יותר, כך הסיכוי שהיא תשולם קטנה יותר. במקום זאת, תן לחשבונית שלך מסגרת זמן מסוימת, כגון "30 יום".

הצע תמריצים לתשלום מוקדם וקנסות בתשלום מאוחר

אתה יכול להניע את הלקוחות שלך לשלם את החשבונית על ידי הצעת הנחה של 2% אם החשבונית תשולם תוך 10 ימים. זה אולי לא הרבה, אבל התמריץ הקטן הזה בדרך כלל מספיק כדי להניע אותם לבצע תשלום.

אם התמריצים לא עובדים, שקול גם להעניש אותם על איחור בתשלומים. בדיוק כמו בהנחות לתוכנית מוקדמת, מספיקה עמלת ריבית קטנה של 2% שתיגבה לחודש על איחור בתשלומים כדי להוסיף תחושת דחיפות.

זכור, יש להתייחס לשניהם בעת חיבור החוזה שלך. כמו כן, כלול מידע זה בחשבוניות שלך כדי שהלקוחות שלך יזכרו.

שים לב לנימוסים שלך

הוספת "בבקשה" או "תודה" לחשבונית יכולה למעשה להגדיל את הסיכוי לקבל תשלום ביותר מ-5%.

עקוב אחר היסטוריית התשלומים של הלקוח

צור מסד נתונים, גם אם זה גיליון אלקטרוני, שעוקב אחר היסטוריית התשלומים של הלקוח שלך. לדוגמה, אם יש לך לקוח שמעולם לא החמיץ תשלום, תוכל לשלוח לו מכתב תודה בכתב יד, מתנה או הנחה. זה מראה להם שאתה מעריך שהם משלמים בזמן, מה שאמור להניע אותם להמשיך לעשות זאת בעתיד.

מצד שני, אם אתה מבחין שלקוח ביצע תשלומים מאוחרים בששת החודשים האחרונים, ייתכן שתרצה ליצור קשר עם מחלקת החיובים שלו כדי לראות מדוע יש עיכוב בתשלום. אולי כדאי אפילו לשקול לשחרר אותם כדי שתוכל להתמקד בלקוחות שמשלמים לך בזמן.

יש תוכנית התקפה

אתה לא צריך להביא את כל ה-Goodfells על הלקוח שלך וממש להחמיר אותם כשהם מחמיצים תשלום. עם זאת, אתה צריך להיות במקום כדי להתמודד עם תרחישים אלה.

הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לעשותמעקב מול הלקוח. רוב תוכנות החשבוניות עושות זאת באופן אוטומטי, אך ברצונך ליצור קשר אישי עם הלקוח באמצעות דואר אלקטרוני או שיחת טלפון מיד לאחר חלוף תאריך היעד.

אם אתה לא מספיק חמור, אז שיהיה לך "שוטר רע", כמו שותף או עוזר, שיכול להיות תובעני יותר. אם זה לא עובד, הזהיר את הלקוח שאתה הולך להכניס את החשבונית לאיסוף או לנקוט נגדו הליכים משפטיים. זוכרים את החוזה ששניכם חתמתם עליו? במצבים כאלה זה מועיל.

שקול הפקטורינג של חשבוניות

מה אתה צריך בהקדם האפשרי והלקוח לא שילם את החשבון שלו? יש משהו שנקרא פיקטורינג חשבוניות שיכול לפתור את הבעיה הזו.

הפקטורינג של חשבוניות הוא כאשר אתה מוכר את החשבונות שלך (חשבוניות) לצד שלישי (הנקרא פקטור) בהנחה. הנה דוגמה לפירוק מNerdWallet.

יש לך חשבונית של 10,000 דולר ואתה מסכים למכור אותה "בעבור 9,700 דולר במזומן - 10,000 דולר פחות עמלת פקטורינג של 3% (300 דולר). חברת הפקטורינג חשבוניות מקדמת 85% (או 8,245 דולר) מהחשבונית תוך מספר ימים". משם, "חברת הפקטורינג אוספת את החשבונית כשהיא מגיעה ומקדימה את יתרת היתרה המגיעה לך ($1,455)."

אמנם פקטורינג יכול לתת לך מזומנים מהירים כשאתה במצומצם, אבל זה יקר מכיוון שיכולות להיות עמלות נסתרות כמו עמלות בקשה, עמלת עיבוד עבור כל חשבונית שאתה מממן, עמלות בדיקת אשראי או עמלות באיחור

ג'ון רמפטוןהוא יזם סדרתי שמתמקד כעת בסיוע לאנשים לבנות מוצרים ושירותים מדהימים בקנה מידה. הוא מייסד חברת התשלומים המקווניםבשל. לאחרונה הוא נבחר במקום השני ב-50 המשפיעים המקוונים המובילים בעולם על ידי מגזין היזם. מגזין טיים זיהה את ג'ון כדובר מוטיבציה שעוזר לאנשים למצוא "תחושת משמעות" בחייהם. כיום הוא מייעץ למספר חברות באזור המפרץ.