אם אתם מוצאים את עצמכם לעיתים קרובות מסננים בתיבת דואר נכנס עמוסה מדי של תזכירי עבודה, הצעות מכירה מ-J. Crew, הודעות מאמא ודואר זבל, הרגשתם את הייאוש הקיומי הזוחל שהאימייל הביא לכולנו.
אבל אפשר לצמצם את מספר האימיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך - ויחד עם זה, להגדיל את הזמן שלך כדי לאסוף תחביב או להקדיש לצדקה - כדי להפוך את יום העבודה שלך לפרודוקטיבי יותר. להלן חמש דרכים להשתמש בדוא"ל שלך בצורה יעילה ואפקטיבית יותר.
ראה גם:
בחר להעביר לארכיון
אכן אפשר להגיע להתגלמות הדוא"ל זן - החמקמק מתמידתיבת דואר נכנס אפס- מבלי למחוק כל אימייל מהבוס או מהחבר שלך.
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות כדי לשלוט בתיבת הדואר הנכנס שלך הוא לחשוב אחרת על מה תיבת הדואר הנכנס שלך אמורה לעשות.
רובנו משתמשים בתיבת הדואר הנכנס כדי להחזיק כל מייל שאנו מקבלים כדי שנוכל למצוא אותו מאוחר יותר. אבל לאחסון הזה יש מחיר נפשי: בכל פעם שאנחנו מסתכלים בתיבות הדואר הנכנס שלנו, אנחנו מרגישים המומים מכל הדרישות האלה לפעולה.
מכיוון שכל אימייל הוא בקשה לעשות משהו -- להשיב, לקבוע פגישה, להתחיל בפרויקט -- השתמשו בו כפי שהוא נועד לשמש: כרשימת "מטלות". כלומר, תיבת הדואר הנכנס שלך צריכה להכיל רק הודעות דוא"ל שנמצאות כרגע, באותו יום, "חיות".
שאר המיילים? שלח אותם לארכיון.
לכל ספקי האימייל יש אפשרות "ארכיון". זהו הסוד של היצירה הפנימית המקצועית, מכיוון שארכיון עושה את מה שאתה משתמש כעת בתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לעשות: לאגור את כל המיילים שלך כך שניתן יהיה לחפש אותם. הודעות דואר אלקטרוני בארכיון נשלחות לתיקיה בשם "כל הדואר" - שמוציאה הודעות ישנות מתיבת הדואר הנכנס הראשית שלך, אך עדיין ניתנת לאחזור בקלות.
זה משאיר את תיבת הדואר הנכנס האמיתית שלך חופשית וברורה ומוכנה להחזיק רק הודעות הפעילות כרגע.
[img src="https://admin.mashable.com/wp-content/uploads/2015/06/Screen-Shot-2015-06-08-at-12.12.45-PM.png" caption="The " לפני" תמונה: תיבת דואר נכנס מלאה בהודעות שנקראו, שהיו שימושיות אבל כבר לא דחופות. " credit="Heidi Moore/Mashable" ]
בחר הכל, ואז לחץ על כפתור הארכיון שתמיד יושב מעל תיבת הדואר הנכנס והכל נשמר וניתן לחיפוש. הודעות דואר אלקטרוני בארכיון יושבות בתיקיית כל הדואר. קרדיט: היידי מור/מאשבל
השתמש בפחות מסננים
מסננים אמורים לסדר את תיבת הדואר הנכנס שלך. הם נראים כמו רעיון טוב בהתחלה: תיקייה לדוחות מחקר, אחר לחברים, עוד אחת לקבוצת הדיון של "משחקי הכס". אבל מסננים יכולים ליצור עבודה נוספת. באיזו תדירות אתה באמת בודק אותם? אם יש לך יותר משניים או שלושה מסננים, אתה יכול לבלות את כל היום בלחיצה - ובזבוז זמן יקר - כדי לראות הודעות דוא"ל חדשות כשהן מגיעות.
כאשר אתה משתמש יתר על המידה במסננים - כפי שרבים מאיתנו נוטים לעשות - הם מאבדים את ערכם. נסה להגביל את עצמך לשלושה או פחות מסננים בלבד, שאמורים לאסוף רק הודעות דוא"ל שלעולם לא יהיו דחופות - דחוף מיועד לתיבת הדואר הנכנס שלך - ושתוכל להסתכל עליהם מאוחר יותר: "ניוזלטרים", למשל, או "הצעות מבצע" או "סטטיסטיקה של התעשייה". בעת יצירת מסנן, היה ספציפי: "שונות" לא אומר כלום ולעולם לא תסתכל עליו שוב. אל תיצור בתי קברות באימייל.
אם אתה אפילו לא רוצה לשלוט בתיבת הדואר הנכנס שלך כל כך, אפליקציות יכולות לעזור.SaneBoxהוא הרבה יותר יעיל מאותם מסנני "זבל" ו"שונות" ממולאים במיוחד שבהם אתה כנראה משתמש. האפליקציה תסנן באופן מיידי מיילים ומבצעים חסרי חשיבות, ותאפשר לך להקיש על נודניק במייל כדי שלא תצטרך לחשוב על ההודעה עד מאוחר יותר.
הפוך את האימייל שלך לרשימת מטלות
לפעמים אפילו אחסון של הכל בארכיון משאיר כמה מיילים שאינם דחופים כעת - זה יכול להיות פרויקט שייערך בעוד יומיים - אבל אתה לא רוצה לשכוח. לשם כך, ל-Gmail יש תכונה נהדרת: הוא יכול להפוך את האימייל לפריט עבור רשימת המשימות של Gmail שלך, Gmail Tasks.
Gmail מאפשר לך להוסיף כל אימייל למשימות פשוט על ידי לחיצה על "הוסף למשימות". אז, לא תשכח להגיב לשאלת עמיתך לעבודה או לענות לחבר שלך לגבי תוכניות ארוחת הערב של מחר.
אם תלחץ על "משימות", בתפריט "דואר נפתח", רשימת המטלות שלך - שמסתנכרנת גם עם ה-gCal שלך - תשב בפינה הימנית התחתונה של תיבת הדואר הנכנס שלך.
כשזה יסתיים, תוכל למחוק אותו. (ל-Google Tasks יש גם אפליקציה כדי שתוכל לבדוק את המשימות שלך בנייד). כך הכל נראה:
[img src="https://admin.mashable.com/wp-content/uploads/2015/06/Screen-Shot-2015-06-08-at-11.11.12-AM.png" caption="מציל חיים: הלחצן "הוסף למשימות" בתפריט "עוד" ב-Gmail.
[img src="https://admin.mashable.com/wp-content/uploads/2015/06/Screen-Shot-2015-06-08-at-11.24.45-AM.png" caption="Gmail מאפשר לשלוח כל אימייל דחוף ישירות אל "משימות" שנמצא בפינה השמאלית התחתונה של המסך. משימות שמגיעות ממיילים מסומנות עם 'אימייל קשור'. " credit="Heidi Moore/Mashable" ]
מקסימום מעקבים
למייל יש דרך לדפוק את תחושת התזמון שלנו. מכיוון שהיא מיידית, נראה שכל הודעה דורשת מענה מיידי -- דבר שאינו אפשרי ואינו רצוי, אלא אם כן אתה יכול לשכנע את הבוס שלך שכל העבודה שלך היא מענה למייל במשך 8 שעות ביום.
הפופולריבּוּמֵרַנְגהאפליקציה מאפשרת לך להגדיר דוא"ל לחזור לתיבת הדואר הנכנס שלך כשיהיה לך זמן להגיב - נגיד, בשעה 17:00 או בהפסקת הצהריים שלך. האפליקציה גם מאפשרת לך לתזמן אימיילים - כך שתוכל לשלוח את כל התזכירים שלך על פגישות בוקר בסוף היום ולהציג אותם בתיבות הדואר הנכנס של עמיתיך למחרת.
Boomerang for Gmail מאפשר לך לתזמן הודעות דוא"ל למועד מאוחר יותר, כשאנשים באמת ירצו לקרוא אותם. קרדיט: היידי מור/מאשבל
התרחק מהמחשב
זה עלול להיות קשה להתנתק מהמחשב שלך - במיוחד כשהמיילים נערמים - אבל קח הפסקה מחשבון Gmail שלך מדי פעם. לְנַסוֹתAwayFindכדי לעזור לך לשמור אותך מעודכן בזמן שאתה רחוק מהמחשב הנייד שלך, מבלי להטריד אותך עם דואר זבל והודעות כ-40% הנחה על המכירות. האפליקציה תשלח לך הודעות דחיפה רק על מיילים מאנשים חשובים או עם נושאים חשובים. האפליקציה גם תיתן לך תובנות לגבי המהירות שבה אתה מגיב לאנשים מסוימים כדי לעזור לך לקבוע אילו מיילים חשובים יותר.
