שאלה מהירה: האם אתה מתרגש כאשר הזמנה לפגישה צצה בלוח השנה שלך? אני הולך לנחש שהתשובה היא לא. ובכל זאת פגישות תכופות - לפעמים אפילו יומיות - הן חלק מהתרבות בחברות רבות.

אני חושב שרוב הזמן,ישיבות צוות הן בזבוז זמן. בטח, אני מבין שמפגשים של כל ידיים נחוצים מדי פעם. אבל רוב הזמן, יש דרכים אחרות ויעילות יותר לעדכן את כולם בחברה או במחלקה שלך על מה שקורה במשרד.

הנה ארבעה דברים שכדאי לקחת בחשבון בפעם הבאה שאתה חושב לתכנן פגישה.

1. הפרעות הן הורגות פרודוקטיביות (ואפשריות לרווח).

כשעשיתי קצת מתמטיקה והבנתי שפגישה של שעה אחת עם 17 אנשים (גודל הצוות ב-ShortStack, כולל הצוות המרוחק שלנו שמצטרף אלינו דרך Google+ Hangouts) היא באמת פגישה של 17 שעות, מיד הגשתי בקשה לצמצם את ישיבת הצוות שלנו לכל שבוע אחר.

אם אתה רוצה מוטיבציה להפחית את כמות הזמן שאתה והצוות שלך מבלים בפגישות, בדוקMeetingCalc. כאשר אתה מחבר את השכר הממוצע של הצוות שלך, בתוספת מספר המשתתפים בפגישה, ולאחר מכן רואה את עלות הזמן המושקע, סיכוי טוב מאוד שגם אתה תעשה כמה שינויים. קחו בחשבון שפגישה של שעה עם 17 עובדים שמרוויחים בממוצע 40,000 דולר לשנה עולה 232.88 דולר. אם אתם נפגשים מדי יום או אפילו רק כמה פעמים בשבוע, המחיר הזה מצטבר מהר.

2. הודעות מיידיות הן דרך יעילה להוציא את רוב החדשות - מהר יותר

ב-ShortStack, אנו משתמשים באפליקציית הודעות בשם Slack. לכל אחד יש חשבון משלו, שיכול לשמש לתקשורת פרטית בין אנשי הצוות, ואז יש ערוצים הכוללים את כל חברי המחלקות מסוימות.

למשל, יש לנו ערוץ "כללי" שבו יוצאות חדשות שמשפיעות על כולם; ערוץ "פיתוח" שבו חברי צוות המפתחים, הכולל כמה צוות מרוחק, משתפים עדכונים לגבי שינויים טכניים, וערוץ "תמיכה" עבורלשוחח על בעיות בשירות לקוחות.

ולעתים קרובות אנו משתמשים ב-Slack במקום בפגישות. למשל, לאחרונה עיצבנו מחדש את הבלוג שלנו, וזה היה פרויקט די גדול. עסקים מסוימים עשויים להרגיש שיש צורך לקיים פגישה על מנת להוציא הודעה כזו. עם זאת, זה היה זמן מושלם להשתמש בחדר הצ'אט ה"כללי" שלנו. הוצאנו את ההערה שהבלוג החדש פועל והצענו לכולם לבדוק אותו. אם זה היה שינוי גדול יותר, למשל, שינוי פלטפורמה שדורש הדגמה, היינו עורכים פגישת צוות מהירה. אבל מכיוון שזה היה משהו שכל הצוות יכול לבדוק בזמן שלו, בחרנו להישאר עם חדר הצ'אט.

(אה, ויש לנו גם ערוץ "אקראי", שבו אנחנו משתפים דברים שאין להם שום קשר לעבודה: סרטוני טריקים מטופשים, חדשות חשובות על מצב הנישואים של ג'יי זי וביונסה, וממים לחתולים, כמובן .)

3. יש דרכים אחרות להיפגש

כמה חברים מצוות הפיתוח של ShortStackלטייל יחד כל אחר הצהרייםבערך בשעה 15:00 כן, מבחינה טכנית הם נמצאים בפגישה, דנים בהתקדמות הפרויקטים השונים עליהם הם עובדים, אבל זה מרגיש שונה מפגישה טיפוסית במשרד. אני יודע שפעילות גופנית מזרימה לי את הדם וגורמת לי לחשוב טוב יותר, אז אני תומך באופן מלא בהליכות אחר הצהריים האלה.

בנוסף, זה לא נדיר שצוות הפיתוח עובד על פרויקטים שאינם מערבים את שאר המשרד. הטיולים אחר הצהריים שלהם הם הזמן המושלם עבורם לשוחח על הפרויקטים הללו ולקיים סוג של "פגישת צוות" משלהם מבלי לנצל את כל הזמן של העובדים האחרים במשהו שאולי לא ישפיע עליהם או לא כרוך בהם.

קראתי גם את המחקר שמראהמפגשי הליכה מגבירים חשיבה יצירתית, משהו שכולם יכולים להשתמש בו קצת יותר. וקראתי שהליכה בקבוצה גורמת לאנשים להרגיש יותר שיתופי פעולה מכיוון שכולם נעים באותו כיוון, תרתי משמע,בניגוד לישיבה סביב שולחן.

4. כל פגישה צריכה להיות מתוכננת מתוך מחשבה על פרודוקטיביות

יש זמן ומקום לישיבות צוות גדולות יותר. אבל כשמגיע הזמן הזה, אתה צריך להקפיד להפיק את המרב מהמינימום של זמן על ידי קיום סדר יום ואולי אפילו יעדים ברורים. ב-ShortStack, עוזר המשרד שלנו שולח אימייל כמה ימים לפני הפגישות שלנו מדי שבוע ומבקש נושאים בסדר היום. אז יש לנו אדם אחד מכל מחלקה לתת עדכון מהיר - שלוש דקות בערך - על מה שקורה במחלקות תוכן/יחסי ציבור, מכירות, תמיכת לקוחות, פיתוח ומחלקות אחרות. זה כאשר אני גם נותן את עדכון "מצב העסק" ומגיש בקשות רחבות משלי. ברוב השבועות, ישיבת הצוות שלנו נמשכת כ-40 דקות, מקסימום.

פגישות אלו נהגו להתקיים מדי שבוע ונמשכות זמן רב יותר מאז שכל אדם נתן עדכון משלו. מאז שצמצמנו את התדירות והאורך, שמתי לב שיש לנופגישות מאולתרות יותר בין קבוצות קטנות יותר. נראה שזה גורם לצוות להרגיש יותר מועצמת לטפל בדברים החשובים ובזמן, ואז הם משתפים עדכונים בפגישה הגדולה יותר.