הפוסט הזההופיע במקור עלאמריקן אקספרס פורום פתוח, שם Mashable תורם באופן קבוע מאמרים על מינוף מדיה חברתית וטכנולוגיה בעסקים קטנים.
למרות החיים בעידן הדואר האלקטרוני, הרשתות האלחוטיות, הסמארטפונים והטאבלטים, עסקים קטנים רבים עדיין מחויבים לנייר. ישנן מגוון סיבות לכך. לעתים קרובות, אלה העסקים האחרים או סוכנויות ממשלתיות שאתה מתממשק איתם שדורשים טפסי נייר או פקסים. לפעמים, זה פשוט שהרגלים ישנים מתים קשה.
עם זאת, ישנם פתרונות תוכנה לכמה בעיות נייר ישנות שאינן דורשות תשתית רשת של תאגיד גדול. והשקעת טכנולוגיה קטנה כעת יכולה לחסוך לעסק שלך צרור לטווח ארוך -- שלא לדבר על הפחתת התלות הבזבזנית שלו במוצרי נייר.
1.NitroPDF
אנו רואים בעיקר קבצי PDF (פורמט המסמכים הניידים של Adobe) כמסמכים בלתי ניתנים לשינוי - ההפך מקובץ MS Word הניתן לעריכה. אבל קובצי PDF הם למעשה מגוונים ביותר, וניתן לערוך אותם, לבצע מניפולציות גרפיות ולהשתמש בהם כטפסים הניתנים למילוי - אם יש לך את התוכנה הנכונה.
התקן בתוכנת עריכת PDF, Adobe Acrobat, יפעיל לך 299 דולר עבור רישיון בודד, אבל יש חלופות. אחד מהם הוא NitroPDF, עורך חזק במיוחד שמתחיל ב-$99 לרישיון בודד. בעזרתו, אתה יכול ליצור בקלות טפסי PDF שלקוחות יכולים להציג ולהשלים עם תוכנות סטנדרטיות, כמו Adobe Reader ורוב דפדפני האינטרנט. אתה יכול גם לערוך מסמכי PDF קיימים מבלי להזדקק להדפסה והלבנה.
תכונה נהדרת נוספת לחיסכון בנייר היא מנהל ההתקן של מדפסת PDF המובנה והיציב במיוחד. במקום לשלוח את הדואר האלקטרוני או האתר החשובים ל-laserjet שלך, בחר באפשרות המדפסת של Nitro והפק קובץ PDF בצבע מלא שתוכל לאחסן בארכיון דיגיטלי בכונן הקשיח ובענן (עוד על כך בהמשך).
בנושא הדפסת PDF, אם אינך זקוק לחבילת העריכה המלאה שמגיעה עם NitroPDF, אך אתה מחפש דרך לעיבוד מסמכים חשובים כקובצי PDF, בדוק את PDF995. זהו מנהל מדפסת PDF, פשוט ופשוט -- ללא ממשק משתמש או פקדים. כל שעליך לעשות הוא להתקין אותו והוא יוסיף אפשרות PDF לתפריט ההדפסה של כל היישומים שלך.
מנהל ההתקן של מדפסת PDF הוא דרך מצוינת לעיבוד דיגיטלי של חשבוניות, דגמים גרפיים ומסמכי טקסט ארוכים שאתה רוצה שהלקוחות יקראו, אך לא ישנו - הכל מבלי לגעת בפיסת נייר או בסורק.
PDF995 הוא בחינם, אך הוא נתמך במודעות. בכל פעם שאתה יוצר קובץ PDF, חלון מוקפץ קטן יופיע בדפדפן ברירת המחדל שלך, אותו תוכל פשוט לסגור כאשר הקובץ יסתיים רינדור. זה עשוי לקחת כמה שניות מזמנך לכל אחד מהם, אבל זה חיסרון קטן למוצר חינמי מעולה.
3. שירותי פקס לדואר אלקטרוני
במילותיו של מייקל סקוט מהקומדיה "המשרד" של NBC, "פקס? למה שלא תשלח את זה על דינוזאור?"
אכן, אין תירוץ מועט לשימוש במכשיר פקס בשנת 2010, אך עסקים רבים עושים זאת מכיוון שעסקים אחרים איתם הם מתכתבים, כולל ממשלת ארה"ב במיוחד, עדיין מסתמכים על הטכנולוגיה. העסק שלך יכול לשבור את מעגל הקסמים הזה (ולחסוך ערימות של נייר בתהליך) על ידי העברת מספר הפקס שלך לשירות המרת דואר אלקטרוני.
הגדרת חשבון תקצה מספר פקס חדש, באופן אידיאלי באזור החיוג של העסק שלך, ותשתמש בממשק אינטרנט או דואר אלקטרוני כדי לשלוח ולקבל פקסים כקובצי PDF. פקסים חדשים יגיעו ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך במקום אותה מכונת תקלה של פליטת נייר בחדר ההפסקה.
חלק משירותי הפקס לדואר אלקטרוני המובילים כוללים:
התעריפים והתכונות משתנים בין השירותים, כך שכדאי לחקור כמה לשלוח פקס אתה מתכנן לעשות בכל חודש. בנוסף, אם אתה כבר מארח את האתר ו/או הדואר האלקטרוני של העסק שלך עם GoDaddy.com, הם מציעיםתכונת פקס לדואר אלקטרוני משולבתתמורת תשלום חודשי נוסף.
4.EchoSignחוזים מקוונים
כמעט כל סוג של עסק, ממשרד עורכי דין, דרך חברת בנייה ועד מעצב עצמאי בודד, צריך להשתמש בהסכמי חוזה כדי להגן על עצמו מבחינה משפטית מפני בעיות עם לקוחות ועסקים אחרים. בדרך כלל, משמעות הדבר היא הפקת נייר ואיסוף חתימה בדיו, בדואר (אפילו יותר נייר) או באופן אישי.
אבל כבר למעלה מ-10 שנים, חתימות אלקטרוניות מחייבות באותה מידה על פי החוק, וכמה חברות הפכו את תהליך היצירה והשליחת של הסכמים אלקטרוניים מאובטחים ליעילים מאוד.
אחד מהם הוא EchoSign, שירות עשיר בתכונות וידידותי למשתמש להפקה וארכיון חוזים דיגיטליים. אם אתה כבר עובד עם גרסת נייר של ההסכם העסקי שלך, פשוט העלה אותו ל-EchoSign והזן את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען. הם יקבלו עותק של המסמך עם קישור שבו הם יכולים לחתום אלקטרוני. החוזה המבוצע מאוחסן בחשבון EchoSign שלך לעיון. התוכנה מבוססת אינטרנט לחלוטין, כך שאין מה להתקין, ואתה יכול לגשת למסמכים שלך מכל חיבור לאינטרנט.
ל-EchoSign מודל תמחור ניתן להרחבה, החל בחשבון חינמי המאפשר למשתמש אחד לאסוף עד חמש חתימות בחודש, באמצעות חשבונות חתימה בלתי מוגבלים עם מספר משתמשים, החל מ-$40 לחודש.
מלבד חיסכון בנייר, המהירות שבה העסק שלך יכול לבצע הסכמים מחייבים באמצעות דואר אלקטרוני אמורה להספיק כדי לגרום לך להיפרד ממערכת הדואר והדיו הישנה.
5. גיבוי מקוון ושמירת תיעוד
גם אם החברה שלך הפכה לדיגיטל במספר תחומים ממוקדי נייר, אולי האתגר המכריע, במיוחד עבור עסקים קטנים, הוא אחסון הרשומות והקבצים שלך בארכיון.
לעתים קרובות נתונים אלה שונים, מפוזרים בין הודעות דואר אלקטרוני, קבצי מחשב ורשומות נייר. אבל אם אתה חרוץ לשמור על ארכיון מבוסס אינטרנט הניתן לחיפוש של הפריטים המפורטים לעיל, הדיבידנדים ששולמו בזמן ובכסף שנחסכו יהיו עצומים בטווח הארוך.
בהתאם לנפח רישומי הנייר הקיימים שלך, ייתכן שלא יהיה חסכוני לבצע דיגיטציה של קבצים ישנים יותר. אבל אם תתחיל מחדש על ידי הדפסה ל-PDF במקום נייר קדימה, תוכל ליצור את הארכיון הנגיש לאינטרנט עם מספר שירותים, כולל אלה המומלצים מאוד:
בנוסף, אם אתה משתמשGoogle Apps לעסקים, התשתית הקיימת של שיתוף מסמכים, שיתוף פעולה ויכולת אחסון גדולה הופכת את המערכת לאידיאלית ליצירת ארכיון עסקי מבוסס ענן שכל חברי הצוות שלך יכולים להשתמש בו ולעדכן באופן פעיל.
לעודעֵסֶקכיסוי, עקוב אחר Mashable Businessלְצַפְצֵףאו להפוך למעריץפייסבוק
משאבים עסקיים נוספים מ-Mashable:
-5 דרכים לחברות קטנות לעסוק טוב יותר בכתבים
-כיצד עסק קטן אחד הפך את נסיגת החברה שלהם להצלחה במדיה חברתית
-הגדלת העסק שלך: 5 טיפים ממייסד Foursquare
ניוזלטרים אלה עשויים להכיל פרסומות, עסקאות או קישורי שותפים. בלחיצה על הירשם, אתה מאשר שאתה בן 16+ ומסכים לנותנאי שימושומדיניות פרטיות.
