רשום את זה: כתיבת הערות היא מיומנות העבודה הכי לא מוערכת שלך

"תכתוב את זה - זה הולך להיות בבחינה הסופית," אמר אף בוס מעולם.

רישום הערות הוא אתגר בלתי מוכר של מעבר מבית הספר למקום העבודה -- אנחנו נמצאים בסביבה חדשה לגמרי, עם סיבות שונות לחלוטין לרישום הערות וצרכים שונים לאופן שבו נשתמש בהערות שלנו בהמשך, אך רוב אנחנו מסתמכים על השיטות שהשתמשנו בהן בשיעור ההיסטוריה שלנו בתיכון.

ולמרות שזה נדיר שמישהו יאבד עבודה בגלל שהוא לא רושם הערות על משהו, ההשפעה הקטנה והמתמשכת של הערות גרועות (או דילוג מוחלט על הערות) יכולה ממש לפגוע בקריירה שלך. כמה פעמים היית צריך לשלוח דוא"ל לבוס שלך, לעמית או לקוחה לשאול שאלה על משהו שהיא דיברה עליו בפגישה שלשום כי שכחת אותו? זה פוגע במערכת היחסים הזו -- שלא לדבר על הפרודוקטיביות של כולם.

בצד ההפוך, רישום הערות הואדרך מדהימה להראות כבוד לאנשים. זה מראה שאתה מקשיב ושאתה חושב שמה שהם אומרים חשוב. ההערות שלך משמשות גם כמדריך שלך לעשות את עבודתך טוב יותר; אתה יכול להפנות בקלות למידע החשוב שאתה צריך כדי להצליח בכל פעם שאתה צריך אותו, ללא דיחוי.

ובונוס סודי, רישום הערות למעשה הופך אותך לחכם יותר. כאשר יש לך אוסף של הערות יסודיות ומתחשבות במקום אחד (שאותן אתה בעצם חוזר מעת לעת), אתה מתחיל לראות קשרים בין דברים שאחרת לא היית רואה ויש לך מידע שאנשים אחרים לא שומרים. כך תקבל רעיונות נהדרים, תיצור קשרים חדשים ותהפוך לסוג של חדשן ומנהיג שגורם לדברים לקרות באמת בצוות שלך.

בסך הכל, רישום הערות הוא דרך ממש עדינה, אך רבת עוצמה, להפוך את עצמך למצליח יותר - אבל מעטים מאוד מאיתנו מקבלים הדרכה כיצד להעביר את סגנון רישום ההערות שלנו לעבודה בעבודה. לכן היום אני רוצה לשתף אתכם במדריך התחלה מהיר לרישום הערות מדהימות בחייכם המקצועיים.

1. דע מתי לרשום הערות בעבודה

לא כל מצב בעבודה מחייב רישום הערות, אבל בהחלט יש מקרים שבהם הייתי ממליץ בחום לשלוף את העט והנייר. באופן כללי, העצה שלי היא תמיד לטעות ברישום הערות ופשוט להחליט מאוחר יותר אם אתה צריך לשמור אותם או לא, אבל הנה כמה מהפעמים העיקריים שבהם תרצה לרשום כמה דברים:

מפגשים אחד על אחד

בין אם אתה הבוס או העובד, רישום הערות מראה שאתה לוקח את הזמן ברצינות. זה גם זמן טוב לרשום פרטים אישיים כמו שם בן/בת הזוג של המנהל שלך, וזה חומר שכדאי לזכור.לעזור לך ליצור קשרים משמעותיים יותר עם אנשים בעבודה.

שיחות גדולות

קל להיות כל כך עטוף במה שקורה במהלך סיעור מוחות גדול או פגישת פתרון בעיות, עד שאתה לא שומר שום דבר כשאתה יוצא מהחדר. הקפד לרשום הערות, גם אם אתה משתתף הרבה, כדי להבטיח שאתה מחזיק במידע קריטי.

פגישות לקוחות

הבאת מחברת היא תמיד רעיון טוב כדי שתוכל לרשום כל פרט שלקוח או לקוח צריך. עדיף לקבל יותר מדי מידע ולתקן אותו מאוחר יותר מאשר לפספס משהו חשוב באמת.

פגישות עם המנטורים או אנשי הקשר שלך

יש להקליט אפילו פגישת קפה פשוטה. הראה לאדם שאתה מעריך את זמנו ומומחיותו על ידי כתיבה; בנוסף, אם זו פגישה נדירה, תרצה לוודא שאתה זוכר הכל מכיוון שאולי לא יהיה לך זמן עם האדם הזה שוב בקרוב. אתה יכול גם להשתמש בהערות שלך כדי לעקוב בצורה משמעותית יותר - כמו שליחת קישור או מאמר חשובים הקשורים למשהו שדנית בפגישה שלך.

2. מצא סגנון רישום הערות שאתה אוהב

אין חוקים בכל הנוגע לאופן שבו אתה רושם את ההערות שלך. אין שום הוכחה לכך שסגנון כלשהו עובד טוב יותר מסגנון אחר - הסוג הטוב ביותר של תווים הם אלה שיהיו הגיוניים עבורך מאוחר יותר, איך שהם נראים.

הנה כמה מהסגנונות הפופולריים ביותר לרישום הערות שתוכלו לנסות כדי למצוא מה מתאים לכם.

רשימות

זהו הסוג המסורתי ביותר של רישום הערות. אתה מתחיל בראש העמוד עם נושא הפגישה הראשי, ולאחר מכן ממשיך את הרשימה שלך למטה עם כותרות משנה כשנושאים אחרים עולים.

השאר רווח בין כותרות המשנה תוך כדי תנועה, מכיוון שהפגישה עשויה להקיף חזרה לנושא (או אולי יש לך שאלות או רעיונות חדשים שברצונך להקליט), ותרצה שיהיה לך מקום להוסיף מידע מבלי להפוך את הרשימה שלך למרושלת או מְבַלבֵּל.

אתה יכול גם ליצור כותרות לדברים כמו פריטי פעולה, מטלות, החלטות שהתקבלו וכל משאבים או כלים חשובים שאתה צריך להחזיק בהם, כך שתוכל לקבל רשימה מעשייה להתייחס אליה בהמשך.

מפות חשיבה

אם אתה חושב חזותי, נסה מפת חשיבה. התחילו בכתיבת נושא הפגישה במרכז העמוד. משם, צייר ענפים לכל נושא מרכזי שנדון.

לדוגמה, תוכל לכתוב "השקת קיקסטארטר" במרכז העמוד שלך, ולאחר מכן לצייר ענפים לנושאים כמו "הפניית עיתונות" ו"ציר זמן של יום ההשקה". המשך לצייר ענפים לנושאי משנה (הולכים ומתפרטים), ובסוף יהיה לך ייצוג חזותי של הנקודות החשובות ביותר של הפגישה.

שובל של פירורי לחם

זוהי הצורה האינטנסיבית ביותר של רישום הערות, אך היא יעילה להפליא. כאשר אתה משתמש באסטרטגיה זו, רשום הערות כאילו אתה מתכוון לתת אותם למישהו שלא היה שם בפגישה.

רשום כל נושא כפי שהוא עולה, ולאחר מכן רשום כל נקודה שהועלתה הקשורה לנושא זה. אתה לא צריך לכתוב כל מילה שנאמרת; השתמש בביטויים קצרים, והקדיש תשומת לב מיוחדת לדברים כמו כלים או משאבים ספציפיים.

זוהי אסטרטגיה מצוינת עבור אנשים שנכנסים לחרדות במהלך פגישות, מכיוון שהיא מעסיקה את הידיים שלך. כל עוד אתה יוצר קשר עין מדי פעם, לאף אחד לא יפריע לך לרשום הערות כל כך יסודיות.

3. ארגן את ההערות שלך כך שתוכל לחזור עליהן מאוחר יותר (ולהיות מדהימות)

אחד המאבקים הגדולים ביותר שיש לאנשים עם רישום הערות הוא שמירה על ארגון ההערות שלהם בצורה שבה הם באמת יכולים לחזור ולראות באופן בעל ערך מאוחר יותר. רישום הערות בפני עצמו אינו מספיק כדי לשפר את השמירה או ההבנה - אתה צריך באמת לעיין מחדש בהערות שלך ולחזק את המידע בראש שלך כדי להפוך אותו לבעל ערך.

זה אומר שאם ההערות שלך נמצאות בכל מקום או לא מאורגנים לחלוטין, סביר להניח שלא תיקח אותן בכלל. הנה כמה מהדרכים הטובות ביותר לארגן את ההערות שלך ולהפוך את הזמן שאתה מבלה איתם לבעל ערך אמיתי לקידום הקריירה שלך.

שמור תמיד את ההערות שלך באותו מקום

הדרך הקלה ביותר לארגן את ההערות שלך היא לשמור אותן במקום אחד. לא עוד להקליד כמה דברים במסמך Google ולשמור ערימה אקראית של פתקים דביקים על השולחן שלך. אמנם יש הרבה אפשרויות לכך, אבל נייר הוא אידיאלי כדי שלא תשאיר מסך בינך לבין האדם שאיתו אתה נפגש. פְּלוּס,למעשה כתיבת דברים ביד שלך עוזרת לשמירה.

כָּך,להשקיע במחברת-- כזה שאתה אוהב, שתיקח איתך לכל מקום, ושיש לו את הרבגוניות שאתה צריך עבור המצבים הרבים שבהם תצטרך לרשום הערות.

שמור על אותו פורמט

למעלה, עברנו על שלושה מהסגנונות המובילים לרישום הערות שעובדים היטב עבור הגדרות מקצועיות. מצא את הסגנון שמתאים לך והשאר איתו; זה יקל הרבה יותר על רפרוף על ההערות שלך מאוחר יותר.

לא משנה באיזה סגנון תבחר, כתוב מידע קריטי בראש כל עמוד -- התאריך, המשתתפים בפגישה ונושא הפגישה בכל עמוד של הערות המתייחס לפגישה זו -- כך שקל לעקוב אחריו.

קבע פגישה שבועית כדי לעבור על ההערות שלך

קשה למצוא זמן לעיין מחדש בהערות שלך, גם אם אתה רוצה, עם זרם בלתי פוסק של דברים שדורשים את תשומת הלב שלך ונמצאים בעדיפות גבוהה יותר מדי שבוע. כָּךהגדר פגישה חוזרת ביומן שלךלעבור על ההערות שלך פעם בשבוע. אפילו 15 דקות זה מספיק זמן להסתכל על מה שהקלטת.

כאשר אתה עובר על ההערות שלך, רשום את כל השאלות שיש לך או בעיות פתוחות שעדיין צריך לפתור. זה גם זמן טובלהתכונן לכל הפגישות הקרובות שיש לך. רשום שאלות שאתה רוצה לוודא שיענו או כל מידע חשוב שאתה חושב שתצטרך שיהיה בהישג יד.

כמה עוד היית יכול להשיג אם תמיד הייתה לך התשובה הנכונה בהישג ידך? עקביות היא המפתח להצלחה; ככל שאתה יכול לפתח יותר הרגלים קטנים וטובים (כמו רישום נהדר) כך תוכל לצמוח בכל יום. השבוע, נסה לרשום הערות בכל פגישה ולראות אם זה מקל על קבלת רעיונות טובים מהר או להספיק יותר.