מאמר זה הוא חלק מDBA, סדרה על Mashable על ניהול עסק הכוללת תובנות ממובילים ביזמות, הון סיכון וניהול.

פגישות לא פרודוקטיביות הגיעו למעמד של מגיפה באמריקה.

Bain & Company, באמצעות כלי ניתוח מבית VoloMetrix, בחנה את תקצוב הזמן של מספר תאגידים גדולים. המֶחקָרגילה שחברות גדולות בארה"ב מבזבזות מיליוני דולרים על שעות לא פרודוקטיביות. עֲבוּרעסק אחדבמחקר, ישיבות ההנהלה "אכלו" כ-300,000 שעות, או שווה ערך למנהל אחד שעבד במשרה מלאה במשך 144 שנים.

אז איך נפלנו בפח הזה? בואו נסתכל על כמה שלבים טיפוסיים של צמיחה עסקית כדי לעזור לנו להבין:

ייסוד:הסטארט-אפ שלכם מתחיל בקבוצה קטנה של אנשים חובשים מספר רב של כובעים, כולם מתקשרים במהירות ובשטף. לעתים רחוקות מתוכננות פגישות, מכיוון שכולם כבר יודעים על ההתרחשויות היומיומיות במשרד.

יַלדוּת:הרגע שכרת את העובד העשירי שלך. כולם כבר לא באותו חדר. המנכ"ל כבר לא מנהל כל פרויקט או מתממשק עם כל חבר צוות, והתקשורת מתחילה להתקלקל. טעויות שהיו נמנעות על ידי צוות המייסדים מתחילות לחמוק בין הסדקים.

הִתבַּגרוּת:לאחר שגייסת את העובד ה-30 שלך, יש לך מספר צוותים בחברה ואולי שתיים או שלוש שכבות של ניהול. בשלב זה, המנכ"ל צריך להתחיל לתקשר באופן אקטיבי את החזון והכיוון של החברה, והפגישות הופכות לשיטת ברירת המחדל למסמר זמן עם עובדים עסוקים.

בַּגרוּת:יש לך יותר מ-100 עובדים, ואתה לא יודע את כל השמות שלהם. עכשיו, אתה עוד צעד אחד הרחק מחברי הצוות הקדמי. נראה שחוסר התאמה צץ בכל מקום. בירוקרטיה, היררכיה ופוליטיקה משרדית מתחילות להיווצר, וקבלת ההחלטות מואטת לזחילה, וחונקת כל סיכוי לחדשנות. פגישות הופכות לבזבוז זמן עצום, אך נראה שהן מוטמעות ב-DNA של הארגון שלך.

עד שהעסק שלך מגיע לשלבים האחרונים הללו, רבים מחברי הצוות החדשים שלך הגיעו מתרבות של פגישות, מתוך מחשבה שזו בדיוק הדרך שבה דברים נעשים. במקביל, הלך הרוח מאחורי הפגישות הללו קיבל תפנית אפלה יותר. חברי הצוות מתחילים להתלונן על החזרה, בעוד שאחרים משתמשים בהם כדרך להפעיל כוח או השפעה.

עוד לפני שהבנתם את זה, הפגישות הפכו מדיונים אורגניים למכת צ'ק-אין לא פרודוקטיבי המאפיל על העבודה היומיומית של החברה. וברגע שהגעת לנקודה הזו עם הארגון שלך, זה יכול להרגיש כאילו אין דרך חזרה.

בניית מבנה חזק יותר

אל תיפול למלכודת הצמיחה הזו - פעולה כזו מובילה לעתים קרובות לכך שחברות נעות כל כך לאט שהן נופלות לחוסר רלוונטיות. להלן שבעה טיפים לריסון מפלצת הפגישה כשהחברה שלך גדלה.

1. לצמצם את המבנה הארגוני

עם כל שכבת ניהול נוספת, לרעיונות חדשניים באמת קשה יותרלפרוץ את התהליך. מצד שני, חברות כגוןוורדפרס ו-Valveמצאו הצלחה רבה על ידי שמירה על מבנים ארגוניים שטוחים יותר. שמירה על מבנה הפיקוד קצת פחות אנכי יעזור לפתוח ערוצי תקשורת בתוך הארגון שלך ולהבטיח שרעיונות טובים לא ילכו לאיבוד.

2. צור סביבה של התנגשויות אקראיות

אסקר אחרוןמתוך 200 אנשי מקצוע עסקיים מראה כי 70% מפרויקטי העבודה דורשים שיתוף פעולה עם צוותים שונים, מחלקות שונות ואפילו קבלנים חיצוניים. הגדרת המרחב שלך באופן שמעודד התנגשויות בין צוותים שונים היא דרך חשובה להילחם בהפרדה זו. בתי קפה, חדרי משחקים או אפילו חדרי מלחמה לקבלת החלטות עובדים ביעילות בשביל זה. שקול שטח פתוח משותף יחסית לשולחנות, תוך מתן חדרי בריחה עם אווירה שונה כאשר העובדים צריכים לברוח - אין צורך במשרדים פרטיים.

3. תמיכה בפעילויות מחוץ לעבודה

על פי הודעה לאחרונהדו"ח גאלופ, פיתוח חברויות וקישוריות במקום העבודה יכול להוביל לעלייה של 50% בשביעות הרצון של העובדים ויכול גם להגביר את המעורבות. עודדו שעות שמחות של צוות, כנסים, מועדוני ריצה ופעילויות אחרות מחוץ ללימודים המאפשרים לעובדים בצוותים שונים לבלות ולתקשר אחד עם השני.

4. השתמש בכלי שיתוף פעולה בצוות

לְנַצֵלרָפוּיאוֹרייברלתקשורת בצוות. לא משנה מה תבחר, הגדר אותו בצורה שתאפשר לצוותים לחפוף ולהצטלב. סלק, במיוחד, היההולך וגדל בפופולריותבצעדי ענק ככלי שיתופי. עבור חברי צוות מרוחקים, Google Hangouts יכול להציל חיים. עודדו את הצוות להשתמש בכלים האלה במקום לשלוח דוא"ל, ופתחו יותר הזדמנויות לאינטראקציה אמיתית.

5. חותכים את העודפים

בממוצע, מנהלים מבזבזים את המקבילה שליום שלם בכל שבועעל פגישות, ורבים מהם פשוט מיותרים. אם ניתן לבצע את הפונקציה של פגישה באמצעות תזכיר פשוט, חתוך אותו. אותו דבר לגבי פגישות ללא סדר יום או שעובדות טוב יותר כשיחות אחד על אחד. יש פגישות שפשוט קיימות כדי שמנהלים יפעילו את כוחם, ויש להימנע מאלה מעל לכל.

6. קבלו מסגרת מפגש, והיצמדו אליה

הגדירו כללים לגבי האופן שבו ניתן לקרוא לפגישות, כיצד הן מתנהלות, כיצד זורמים סדר היום וכיצד נאסף משוב צוות לאחר כל אחת. העסק שלי משתמש בכללים מהסכמי עבודה זריזים של scrumותהליכים ששונו מעט מה"מפגש מודרני"פורמט.

7. הפוך את הפגישות לאופציונליות

כַּאֲשֵׁר39%מחברי הצוות שלך הםלנמנם במהלך פגישות, הם לא בדיוק תורמים תרומות משמעותיות לדיון. אם אנשים לא רוצים להיות שם, אתה כנראה לא רוצה אותם שם. תפקידו של מארגן הפגישה לשווק את הפגישה. תמכור את חשיבותו לצוות, ומי שיספק ערך אמיתי יופיע.