אחד מכלי האינטרנט הטובים ביותר הזמינים לעסקים כדי לאפשר עבודת צוות ושיתוף פעולה הוא ה-wiki. מעטים הדברים מדברים יותר על הישארות בזרימת העבודה שלו מאשר לחיצה על "ערוך דף זה" שבו אתה רואה משהו שצריך לכתוב או לכתוב מחדש. למרות שוויקיס קיימים מאז שנות ה-90, הפוטנציאל שלהם לשיתוף פעולה עסקי הפך אותם לפופולריים יותר בעולם העסקים במהלך השנים האחרונות.

בעוד שוויקי יכול לאפשר לתיעוד הפרויקט לצמוח באופן אורגני ככל שהפרויקט מתפתח, הוא כמו כל כלי וצריך להשתמש בו בדרך הנכונה כדי להפיק ממנו את המרב. אם אתה חושב להשתמש בוויקי בערכת הכלים של הצוות שלך בפעם הראשונה, שמירה על כמה נקודות בראש תעזור לכולם להתחיל לעבוד מבלי להיתקל בשינויים שדרך הוויקי מביאה לתיעוד הפרויקט.

מהפך תרבותי

השימוש בוויקי אינו רק לימוד תוכנה חדשה - זה גם לימוד דרך חדשה לחלוטין לגשת לבעיות נפוצות. על מנת לגרום לוויקי לעבוד עבור הצוות שלך, ייתכן שיהיה צורך בשינוי תרבותי. הסבר כיצד פועלים וויקיפדיה חשוב, אך באותה מידה לוודא שאנשים יודעים למה מיועד ה-wiki ושיש להם הרשאה לכתוב ולכתוב מחדש לפי הצורך. יכולה להיות היסוס להשתתף ללא אור ירוק ברור לעשות זאת במצבים שבהם התיעוד נעשה בעבר בצורה אחרת (או בכלל לא).

זרעו את הוויקי

לפני שתשחרר את הצוות שלך בוויקי החדש, קדם את התוכן. פתיחת הוויקי עם כמה דפי התחלה וכמה כותרות כדי להציע מבנה לדפים אלה יכולה להיות עזרה גדולה לאנשים שלא רגילים להסתכל על דף ריק טרי ולצלול ישר פנימה. לתת לצוות שלך כמה ווים להתחיל לתלות בהם את מחשבותיהם לא רק להאיץ את אוכלוסיית דפי הפתיחה הללו, אלא לעודד יצירת דפים חדשים עם מבנה עקבי.

לכידת משוב

כשהצוות מתחיל להרגיש בנוח להפוך את הוויקי לחלק מהתהליך שלו, אתה יכול להשתמש בוויקי עצמו כנקודת סקירה לאופן שבו השינוי מסתדר. דרך מצוינת לעשות זאת היא להוסיף דף שתוכנן במיוחד ללכידת משוב ורעיונות להפיכת הוויקי לעבודה בהתאם לצרכי הפרויקט שלך.

לא רק שתוכלו ללכוד משוב חשוב בצורה פתוחה ומשתפת, אלא שהשימוש בדף סקירה עצמו עוזר לבנות את הערך של הוויקי כמקור לידע משותף. הוויקי שלך כבר לא ישמש רק כמקום לאיסוף פרטי פרויקט, אלא הוא גם יציע תובנה כיצד אתה והצוות שלך עובדים.

היזהרו מ-Wiki-Wary

הצוות שלך כנראה מעביר כלי אחר ששימש בעבר כדי לארגן חלק מהידע או את כל הידע על פרויקט. אז בנוסף ללימוד תוכנת הוויקי החדשה והשינוי התרבותי שמגיע איתה, חברי הצוות חייבים גם להתיר את מה שהם כבר יודעים על איך פרויקטים מתועדים ומאורגן מידע.

טבע האדם הוא שאנשים יחזרו על הרגלים ישנים תוך ניסיון ליצור הרגלים חדשים; הם יצטרכו אלוף ויקי שיוכל להפנות תוכן דיפלומטית לויקי. הדואר האלקטרוני הוא לרוב הערוץ שאליו נופלים היזהר בויקי במהלך סוג זה של מעבר, והמסוכן ביותר לנעילת ידע ברשימת נמענים. זה חיוני בשלב האימוץ להתעקש שהודעות דוא"ל שגויות יתעלו אל הוויקי לפני שניתן יהיה לפעול עליהן כדי לקבל רכישה אפקטיבית לטווח ארוך מחברי הצוות.

אחת הדרכים לגרום לצוות שלך להתרגש יותר מהשימוש בוויקי החדש, היא להפוך את השימוש בו למשהו כמו תחרות. לדוגמה, אתה יכול ליישם מערכת 'קרדיט' מקוונת שמתגמלת את הצוות שלך על השתתפות, כגוןהרחבה SocialRewardingהמוצעת על ידי MediaWiki. מתן נקודות לשימוש בוויקי נותן לצוות שלך תמריץ נוסף להשתמש בו במקום ליפול על הרגלים ישנים.

החלת וויקי על קהילות משתמשים

עד כה דיברנו על שימוש פנימי בוויקי בפרויקטי פיתוח, אבל יש גם שימוש משכנע עבורם בסוגים הנכונים של קהילות משתמשים. אם הלקוחות שלך מרגישים בנוח עם טכנולוגיות תקשורת מבוססות אינטרנט, הוספת ויקי קהילתי, עם תוכן התחלתי, יכולה לספק להם דרך לעזור זה לזה על ידי מילוי תיעוד עם תובנות, טיפים וטריקים משלהם שמציגים את כל מה שהמוצר שלך הוא מסוגל בכנות. זה עשוי להכעיס או להפחיד את צוות הכותבים הטכניים שלך, אבל אל תזיע.

יש המון דוגמאות של קובצי ויקי המופעלים על ידי משתמשים לתיעוד, אבל כמה דוגמאות חזקות במיוחד הןויקי נרחב עבור בלנדר, תוכנית אנימציה גרפית והפקת וידאו, והויקי עבור ReactOS, מערכת הפעלה בקוד פתוח המבוססת על Windows NT.

רק העובדות

כמעט כל הוויקיס מוותרים על עיצוב מתקדם של דפים וטקסט, במקום זאת מאמצים גישת "רק העובדות" לתיעוד, שלמעשה יכולה להיות מרעננת. יש הרואים שסגנון לא שטויות הוא חוסר אבל זה באמת יכול להיות כוח. הסרת היכולת להשקיע זמן בעיצוב תוכן מסירה את התחושה שהתוכן זקוק ליותר מעיצוב בסיסי. היכן שאנשים לא משקיעים זמן בעיצוב, הם צפויים לבזבז אותו רק על כתיבה והמשך.

בחירת הוויקי הנכונה

כאשר אתה מוכן לנסות ויקי לתיאום הפרויקט שלך, תרצה להתחיל בשני דברים: קבוצה של יעדים קטנים לשימוש בוויקי, ובחירה של ויקי שמתאים לסוג הצוות שבו אתה עובד. יעדים מוקדמים, מציע הבלוג Adoption Curveכמה הצעות נהדרות: פרוטוקולים של פגישות, תכנון סדר יום וסיעור מוחות הם כולם פעילויות טבעיות עבור ויקי, וקל לחדשים בפורמט להרטיב את רגליהם.

ישנן מספר עצום של אפשרויות שונות לבחירה בעת החלטה על תוכנת ויקי עבור הפרויקט שלך. כל אחד מציע סט שונה של תכונות ויתרונות. ויקיפדיה מחזיקה ארשימה גדולה של תוכנות ויקי, שיכול לעזור לך להתאקלם לנוף הוויקי. אבל מה שעשוי להיות מועיל יותר, הואויקימטריקסאתר, המאפשר לך להשוות בין תכונות תוכנת ויקי זה לצד זה. Mashable גם פרסמה שני סיבובים גדולים של תוכנות ויקי זמינות בשנה האחרונה:30+ פתרונות לפתיחת ויקי משלךועוד 100 כלים ומשאבים של Wiki.

כשאתה מעריך אם השימוש ב-wiki התאים לך, זכור שלעתים קרובות הכלים הטובים ביותר אינם מספקים את היתרונות שלהם בצעד ענק אחד, אלא בחיסכון שנעשה על פני צעדים קטנים רבים מיום ליום. ויקי הם בהחלט בקטגוריה הזו, ולמרות שקשה לגרום לחברי הצוות לאמץ שינוי, התוצאות כמעט בוודאות ידברו בעד עצמן כשיגיע הזמן להסתכל אחורה ולשקול את היתרונות של דרך הוויקי.

יש כל כך הרבה פתרונות ויקי בחוץ וכל כך הרבה דרכים שונות להשתמש בהם. מה האהוב עליך? איך החברה שלך משתמשת ב-Wiki? ספר לנו בתגובות למטה.

משאבים עסקיים נוספים מ-Mashable:

-כיצד: השתמש במדיה חברתית לעסקים ארגוניים

-מדיה חברתית לעסקים: עשה ואל תעשה של שיתוף

-8 דרכים ליצור כרטיסי ביקור ללא נייר

-30+ אפליקציות לעשיית עסקים בפייסבוק

-מדוע מותגים גדולים נאבקים במדיה חברתית