שירות הדוא"ל של גוגל Gmail מאפשר לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך כמה או מעט שתרצה. אתה יכול לתת למיילים להיערם - או שאתה יכול לתת להם להיערם, אבל בצורה מסודרת יותר.
הדרך הקלה ביותר להתמודד עם העומס בתיבת הדואר הנכנס היא להטביע תוויות באימיילים. פלטפורמות דוא"ל אחרות מחשיבות תיקיות "תוויות". אבל ברגע שתאמץ תוויות, תראה מדוע הן אפילו טובות יותר מתיקיות.
ייתכן שהציוץ נמחק
תן לארגון תיבת הדואר הנכנס להתחיל.
צור תוויות
ישנן שתי דרכים ליצור תוויות. אתה יכול להתחיל מתפריט ההגדרות, או שאתה יכול ליצור תווית תוך כדי אימייל.
דרך הגדרות:
פתח את Gmail בדף דפדפן
לחץ על סמל גלגל השיניים בצד ימין למעלה ליד תיבת החיפוש ופתח את "ראה את כל ההגדרות".
לחץ על הכרטיסייה "תוויות". זה השני, אחרי "גנרל".
גלול מטה לקטע "תוויות" ולחץ על "צור תווית חדשה".
דרך מייל:
פתח אימייל.
בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס, לחץ על סמל התוויות, שנראה כמו תג עם חץ ימינה.
בתחתית התפריט הנפתח, לחץ על "צור חדש".
תווית משם.
טפח עליו תווית. קרדיט: gmail / צילום מסך
תוויות Nest
תחשוב על אלה כתיקיות משנה אם אתה עדיין תקוע בשפה מבוססת תיקיות. אתה לא חייב להשתמש בתוויות משנה, אבל אם זה זורם טוב יותר, לך על זה! אני משתמש בתוויות משנה תחת התווית הגנרית "HR", כך שלמיילים ספציפיים הקשורים ל"שיניים" או "מיסים" יש סעיף משנה משלהם.
תסתכל על התוויות המקוננות האלה, כולן ברצף. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
אתה יכול ליצור אלה כשאתה יוצר תווית חדשה (ראה למעלה). פשוט סמן את האפשרות "תווית Nest under". הכנתי קטגוריית "טסלה" מקוננת שנופלת תחת "EV".
צור תווית חדשה. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
או תווית משנה. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
בחר צבעים עבור תוויות
עבור אל הצד השמאלי של תיבת הדואר הנכנס שלך ותראה עמודה של כל התוויות שלך בסדר אלפביתי. לחץ על שלוש הנקודות בצד ימין ומצא את "צבע התווית". זה יביא שילובי צבעים שונים עבור הרקע וצבע האותיות עבור התווית. אם אינך רוצה לעשות שימוש חוזר בצבעים, לחץ על "הוסף צבע מותאם אישית" כדי ליצור שילובים וגווני צבע משלך.
תעשה את זה יפה עם צבעים. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
תווית דוא"ל אוטומטית
זה המקום שבו הכוח של התווית זוהר. במקום להוסיף תווית ידנית (או שתיים! או שלוש!) בכל פעם שהבוס או הממונה שלך שולחים לך דוא"ל, אתה יכול להגדיר את זה לקרות מעצמו.
הדרך הקלה ביותר להפעיל את התיוג האוטומטי היא לשלוף אימייל מהשולח. לדוגמה, אני הולך לסמן כל אימייל שמגיע מהארי קמפבל (המכונה גם מייסד הבלוג Rideshare Guy):
מהירות אור ניתנת לריסוק
במייל, לחץ על שלוש הנקודות.
מצא את "סנן הודעות כאלה".
שים את הארגון שלך על טייס אוטומטי. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
יופיע טופס; אתה יכול להתאים אותו כמה שאתה רוצה. בדרך כלל אני נשאר עם כתובת דוא"ל בשדה "מאת".
לאחר שמילאת את זה, לחץ על "צור מסנן".אל תעשהלחץ על "חפש".
עכשיו יש לך רשימה של אפשרויות של מה שאתה רוצה שיקרה בכל פעם שהאדם הזה שולח לך אימייל. לתיוג, בחר "החל את התווית" ולאחר מכן בחר את התווית.
כדי לשמור על עקביות תיבת הדואר הנכנס שלי, אני גם לוחץ על "החל מסנן גם על שיחות קיימות".
לחץ על "צור מסנן".
כעת, כשאתה מסתכל אחורה בתיבת הדואר הנכנס שלך, לאותו דוא"ל הוחל התווית הזו, וכך גם כל אימייל מהכתובת הזו יחול הלאה.
תתארגן אחת ולתמיד. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
החל את התווית הנכונה. קרדיט: gmail / צילום מסך
חפש ומצא תוויות
Gmail מנוהל על ידי גוגל, אז אתה יודע שהחיפוש הוא חלק גדול מפלטפורמת הדוא"ל. לכן יש תיבת חיפוש ענקית בראש תיבת הדואר הנכנס שלך.
לעתים קרובות אני מחפש בתיבת הדואר הנכנס שלי, וכדי לדייק את זה אפילו יותר, אחפש בכמה תוויות. אתה רק צריך להכניס את מונח החיפוש שלך ואז "תווית:" עם שם התווית. לדוגמה, חיפשתי את "Tesla label:art" עבור כל הודעות דוא"ל שמזכירות את Tesla בתיקיית "art" או בתווית שלי. אתה יכול לחפש אימיילים עם שתי תוויות (או יותר). חיברתי לחשמל: "Tesla label:ev label: source" וכל אימייל המזכיר את טסלה ועם תווית EV וגם תווית מקור הופיע בתוצאות.
אתה יכול גם לוותר על מונח החיפוש ופשוט למצוא את כל המיילים תחת תווית מסוימת או שילוב של תוויות. חיפשתי "label:study label:ev" עבור כל המיילים שלי עם תוצאות סקר או מחקר ועל רכבים חשמליים.
אתה יכול לגלול בלוח הצד השמאלי (זו רשימה אלפביתית של כל התוויות שלך) וללחוץ על התווית הרצויה. זה ימשוך כל אימייל עם התווית הזו מצורפת.
הסר תוויות
אם תווית שירתה את מטרתה או אינה מועילה יותר, תוכל להסיר אותה. אתה יכול למחוק את כל התווית כך ששום הודעות דוא"ל לא ייפלו תחתיה, או שאתה יכול להסיר הודעות דוא"ל מסוימות מתווית.
למחיקת תווית מאסיבית:
חזור אל "הגדרות" ומצא את הכרטיסייה "תוויות".
גלול מטה לרשימת התוויות שלך
מצא את התווית שאינך רוצה יותר. לחץ על "הסר"
כאשר החלון הקופץ שואל אם אתה רוצה למחוק אותו, זו ההזדמנות האחרונה שלך לשמור אותו.
אם תמחק את התווית, היא תוסר מכל הודעות האימייל עם התווית המצורפת
להתראות, תווית מתוקה. קרדיט: GMAIL / SCREENSHOT
אם אינך רוצה עוד שדוא"ל יסומן בתור, נניח, "בית ספר לתואר ראשון", אבל אתה רוצה לשמור על התווית של בית ספר לתואר שני, אתה יכול פשוט ללחוץ על ה"X" בתווית בחלק העליון של האימייל.
הנה עוד דרך קלה להסיר תוויות. קרדיט: screengrab / gmail
אתה תמיד יכול ללכת ללוח הצד וללחוץ על שלוש הנקודות על כל תווית שסיימת איתה. בתפריט שמופיע יש אפשרות "הסר תווית".
אבל לחיים אופטימליים ומאורגנים יותר, ככל שיותר תוויות כך ייטב.
סשה היא כותבת חדשות במשרד של Mashable בסן פרנסיסקו. היא ילידת SF שנסעה לאוניברסיטת קליפורניה דייוויס ולאחר מכן קיבלה את התואר השני שלה מבית הספר ללימודי עיתונות של UC ברקלי. היא דיווחה מחוץ לעיר הולדתה במהלך השנים ב-Bay City News (חדשות), SFGate (אתר San Francisco Chronicle), ואפילו יצאה מקליפורניה כדי לכתוב עבור Chicago Tribune. היא תוארה כתולעת ספרים וכחולדת חדר כושר.
ניוזלטרים אלה עשויים להכיל פרסומות, עסקאות או קישורי שותפים. בלחיצה על הירשם, אתה מאשר שאתה בן 16+ ומסכים לנותנאי שימושומדיניות פרטיות.
