במאמרעֲבוּרהאוקיינוס ​​האטלנטי, הסופר ג'ו פינסקר חילק את נמעני האימייל לשתי קטגוריות: אלו שנותנים למיילים להיערם, ללא השגחה; ואלה שחשו חובה להגיב מהר ככל האפשר. בהחלט כדאי לקחת בחשבון שחלק מהאנשים, לפי ההרגל, עונים מיד ואחרים עושים זאת בכמויות מספר ימים לאחר מכן.

עם זאת, בתור שולח הדוא"ל, הדאגה העיקרית שלך היא לשמוע בחזרה - ללא קשר אם זה שלושים דקות או שלושה ימים מאוחר יותר. אחרי הכל, למה שתטרח לשלוח מייל אלא אם קיווית שהוא ייקרא? ובמיוחד אם זה כולל שאלה או עניין למעקב, אתה רוצה להגדיל את הסיכויים שלך לתגובה.

כאשר מספר ההודעות העסקיות שהתקבלו ביום ב-2015ממוצע של 76 "אימיילים לגיטימיים",זה לא מפתיע שחלקם הולכים לאיבוד בדשדוש. כדי לעודד אחרים להגיב, השתמש בשיטות המומלצות שלהלן.

1. טמבל את זה

אצלוInc.מאמר, "הסוד הפשוט לגרום לאנשים להגיב לאימיילים שלך", הסופר ג'ון ברנדון חולק כמה תובנות לגבי פישוט ההסברה שלך; כולל שיותר ממחצית מהאנשים יגיבו לאימייל אם תשמרו על השפה שלכם "פשוטה בכיתה ג'". לא רק זה, אלא שהאורך הכולל עם שיעור התגובה הגבוה ביותר הוא 100 מילים, ושורות הנושא הטובות ביותר הן באורך של שלוש עד ארבע מילים בלבד.

קח את מה שאתה מתכוון (או צריך).

אתה עשוי לתהות כיצד תוכל להעביר את דבריך במילים כה מעטות (ופשוטות). אני מוצא שזה מועיל לזכור שזה לא האימייל היחיד שאי פעם תקבל לשלוח לאדם האחר. קח את מה שאתה מתכוון (או צריך) ותמיד תוכל לעלות על נושאים שונים בזמן אחר.

מכסה משהו בעל ניואנסים במיוחד? זה בסדר להיכנס יותר לעומק כשזה מתבקש. פשוט השתדלו לשמור את המסר שלכם קצר וברור בכל פעם שאתם יכולים.

2. ודא שאתה מוסיף ערך

מוּזָההסופרת לילי הרמן גילתה שכאשר היא כללה קישור הנמען עשוי להתעניין בו,85 אחוז מהאנשים הגיבולדוא"ל שלה (ויותר ממחצית מהמשיבים חזרו אליה תוך 24 שעות). יחד עם קצב תשובות מוגבר, יתרון נוסף של גישה זו הוא שהיא משככת פחד נפוץ שיש לאנשים רבים כשהם פונים למישהו (במיוחד אם זה מישהו חדש, או אם אתה מבקש טובה). אינך צריך לדאוג להיראות כמשרת עצמי אם ההערה הראשונית שלך כוללת משהו שהאדם האחר ימצא מעניין או מועיל.

לא בטוחים מה לשתף? הרמן כללה קישור למאמר בכל אחד מהמיילים שלה. אפשרויות אחרות יכולות להיות פרטים על אירוע קרוב, קישורים להרצאות TED או מידע על הזדמנויות התנדבות או רשת.

3. עקוב אחר הדרך הנכונה

הטיפים האלה אמורים לעזור, אבל לא כל מייל שתשלחו (אפילו אלה שברור שזקוקים לתשובה), יקבל תשובה. לפעמים אתה תופס מישהו בזמן רע, ולא משנה כמה האימייל שלך נהדר, הוא ישכח שהוא אי פעם קיבל אותו עד שהוא יוצא מיום של פגישות והוא נדחק לתחתית עמוד הדואר הנכנס שלו. .

שמור את האימייל הזה בקצרה, אך אל תשאיר אותו ב"בדיקה שהתקבלה".

אז, אל תפחד לעקוב. המתן לפחות 24 שעות לכל דבר שאינו דחוף, ולאחר מכן שלח הערה הכוללת העברה של הדוא"ל הקודם שלך (רק הקפד להסיר את "FWD" משורת הנושא).

שמור את האימייל הזה בקצרה, אך אל תשאיר אותו ב"בדיקה שהתקבלה". אם אתה צריך משהו, הדגש גם את זה. לדוגמה, בשורה הבאה שלך תוכל לקרוא: "האם הייתה לך הזדמנות לסקור את השינויים ששלחתי?" או "הצלחת לפתוח את ההזמנה המצורפת?" סביר יותר שתקבל תגובה שתענה על הציפיות שלך אם האדם השני יודע בדיוק מה הם.

זה יכול להיות מתסכל לשלוח מייל ולא לקבל תשובה. אבל, אם אתה מוכן להשקיע קצת יותר זמן כשאתה כותב אותו, אתה יכול להגדיל את הסבירות שתשמע בחזרה.