אתה פותח את המייל שלך דבר ראשון בבוקר ויש 30 הודעות שלא נקראו. או סוף סוף התמודדת עם תיבת הדואר הנכנס שלך ומיד לפני שאתה עומד להתנתק נכנס מייל נוסף. או מה דעתך על התרחיש הזה: אתה נאבק לתעדף בין המשימות האחרות שלך לבין מספר הודעות מסומנות בכוכב.

השאלה הראשונה שצצה לראש שלך בכל אחד מהמצבים האלה היא, האם עלי לפתוח את זה?

קל מספיק להחליט, נכון?

אבל אז, המחשבה השנייה שעולה לך היא, האם אני צריך להגיב לזה עכשיו?

זה קשה, ולמען האמת, אתה האדם היחיד שיודע את התשובה. אז למרות שאני כנראה לא מוסמך להגיד לך בדיוק מתי אתה צריך לחזור למישהו, אני יכול לעזור לך לצמצם את האפשרויות שלך.

עליך להגיב מיד אם...

הם אומרים כך

די פשוט, אבל אם מישהו יקח את הזמן לומר, "בבקשה חזור אליי היום" או "אשמח לדעת מה דעתך עד היום אחר הצהריים" או "תודיע לי מה אתה חושב לפני הפגישה שלנו בשעה 15:00" או " אני צריך את זה בהקדם האפשרי," הם מתכוונים לזה.

זה חל גם על כל מועד אחרון שמישהו נותן לך - כלומר אם הוא קבע תאריך לתגובה שלך, אתה צריך להביא אותו אליו עד אז (או, אם אתה מרגיש פרודוקטיבי מדי, לפני כן).

זה ממישהו ממש חשוב

אם אתה עובד עם לקוחות תובעניים או מנהלים בעלי פרופיל גבוה, ואתה יודע שתגובה מאוחרת תפגע במוניטין שלך (או של החברה שלך), להגיב באותו יום היא תמיד השיחה הנכונה.

מדובר בעניין דחוף

בעיות צצות, מועדים נדחפים, בוסים צריכים דברים ברגע האחרון - אם זה נראה דחוף או בעדיפות גבוהה, או שזה משפיע על משהו שאתה עובד עליו כרגע, זה כנראה שווה את תשומת הלב המיידית שלך.

אתה יכול לחכות יום אם...

העיתוי לא נכון

השעה 17:00, ומישהו הרגע חזר אליך. בטח, אתה יכול להגיב מיד, אבל רוב הסיכויים שהם עומדים לעזוב את המשרד להיום — וזה ילך לאיבוד בים ההודעות שהם מקבלים מחר.

אם אתה יודע שהאדם לא יגיב היום, זה בסדר לדחות את זה אחורה.

אתה צריך זמן לחשוב על זה

מישהו שאל אותך שאלה קשה, או שהוא רוצה משהו שאתה צריך לבדוק עם הבוס שלך, או שהמילים שלו תופסות אותך או מעוררות כמה רגשות. תן לעצמך יום נוסף לחשוב על זה, להירגע ולעצב את התגובה שלך - תרגיש טוב יותר בידיעה ששלחת את התגובה המקצועית, גם אם זה דורש יותר זמן.

אתה יכול לחכות יותר מיממה אם...

זה דורש יותר מסתם תגובה

אולי תגובה לא נחוצה רק ממך, אלא דורשת קלט של מספר אנשים. לחלופין, עליך לשלוח להם גיליון אלקטרוני מלא או טיוטה של ​​מצגת. תמיד עדיף לקחת יותר זמן כדי לאסוף את החומרים ולכסות את כל הבסיסים שלך מאשר לשלוח תגובה חצי אפויה לבקשה של אפייה מלאה.

זה יגרום לך להיראות טוב

סופרת המוזה שרה מקורד מתארתפעמיים אתה תעשה רושם טוב יותראם אתה מחכה להגיב למייל. הראשון הוא כשמישהו מבקש רעיונות חדשים - כל עוד זה לא דחוף, הוא מבקש ממך להיות מתחשב, כך שהשהייתך עושה רושם שאתה בעצם מנסה להמציא דברים נהדרים.

השני הוא אם מישהו כותב לך הודעה ארוכה - זה ייראה גס רוח אם רק תשלח דוא"ל מהיר של משפט אחד בחזרה, אז תן לעצמך מרחב פעולה כדי למצוא תשובה יסודית לא פחות.

אתה לא זמין (והם יודעים את זה)

לבסוף, אם אתה בחופשה, או נוסע, או בחוץ חולה, או מעוות מכל סיבה שהיא - ואתה מעביר זאת בדרך כלשהי (באמצעות הודעת OOO או מפה לאוזן בין משרדית) - האדם אינו מצפה לתגובה מיידית.

ליצור את התגובה האידיאלית הזו קשה מספיק, אז השתמשו בדף הצ'יטים הזה כדי להבין את הזמן הנכון לשלוח אותה, ואתם בטוחים לשמור על מערכות יחסים מדהימות.

עם כל זה, אתה עלול להרגיש רע לא להגיב מיד. במקרה כזה, קחהעצה של מומחית הקריירה שרה מקורדותחזיר את התגובה הזו:

תודה שיידעת אותי. אני צריך [לבדוק עם הבוס שלי/להפעיל את זה על ידי עמית/לסיים התחייבות נוספת] ואצור קשר בערך ב[מסגרת זמן].

בדרך זו, כולם יודעים שקיבלת את ההודעה והיא על הרדאר שלך.