אתה עובר על תיבת הדואר הנכנס שלך, מחליט אילו הודעות דוא"ל יש לאחסן בארכיון ואילו יש לשמור, והנה: אימייל מלפני שבוע (או אפילו יותר). אולי זה נכנס במהלך הסתערות וזו הפעם הראשונה שאתה רואה את זה; או אולי, אתה זוכר שחשבת שתחזור לזה - ואז זה נפל מהרדאר שלך. בלי קשר, מישהו שלח לך אימייל, ומעולם לא הגבת.

בוא נוציא את השאלה הראשונה שלך מהדרך: האם אתה עדיין צריך להשיב? למרות שזה מפתה להאשים אותו במסנן ה-SPAM שלך ולהעמיד פנים שזה מעולם לא קרה, התשובה היא כן - בהנחה שהמייל מגיע ממישהו שאתה מכיר. (כמובן, אני לא מציע לך להשיב לכל ניוזלטר או דוא"ל קר שאתה מקבל.) על פי הרשימה של אמילי פוסט של "עשרת נימוסי האימייל המובילים," הכלל מספר אחד בדוא"ל הוא: "תמיד השב".

להלן ארבע שאלות שכדאי לשאול את עצמך לפני שאתה שולח בחזרה את תשובתך:

1. כדאי לומר מדוע?

תירוץ לא הופך את הפקיעה שלך לטוב יותר. למעשה, זה יכול לפגוע ולגרום לזה להיראות כאילו אתה חושב שזה לא עניין גדול. במילים אחרות, אם אתה אומר, "אני כל כך מצטער: הרגע הייתי כל כך עסוק בעבודה!" זה לא יגרום לאיש הקשר שלך להרגיש טוב יותר. אבל זה יכול לגרום לו להרגיש כאילו ההיענות אליו נמצאת נמוך ברשימת העדיפויות שלך או כאילו אתה חושב שזה בסדר לקחת 10 ימים כדי להשיב כשהדברים נהיים סוערים.

ראה גם:

עם זאת, שיתוף משהו יכול לרכך את המכה, כי זה מזכיר לאדם האחר שאתה אנושי וכולנו היינו שם. לדוגמה, לפעמים אנשים יעברו שבועות מבלי לחזור אליי בפייסבוק או בלינקדאין ואחרי "תסלחו לי על העיכוב בתגובה", הם יוסיפו שהם "לא ייכנסו ללינקדאין כמעט באותה תדירות שבה [הם] צריכים " או "לעולם אל תבדוק הודעות בפייסבוק." דוגמה נוספת יכולה להיות הכללתם שיצאתם לחופשה מאולתרת ושכחתם להגדיר הודעת דחיקה, או שהיה לכם מקרה חירום משפחתי ואיבדתם מעקב אחר הודעות דוא"ל שנשלחו בזמן שהייתם מחוץ למשרד.

הכללת הפרטים ההאנשיים האלה יכולה להפוך את התקופה שלך לניתנת ליחס יותר.

2. האם אתה עונה על השאלה המקורית?

אם עבר יותר משבוע מאז שאיש הקשר שלך שלח את הדוא"ל שלו, אתה לא יכול פשוט להתחיל מיד לעניינים. כי אם תדלג על ההתנצלות, אתה מסתכן בכך שהיא תחשוב שזמני תגובה של חמישה (או יותר) ימים הם הדרך שבה אתה עושה עסקים.

למען האמת, זה לא ממש משנה באיזה קו תבחר. אתה יכול ללכת עם "אני מצטער שחזרתי אליך עכשיו" או "מתנצל על העיכוב בתגובה", או כל דבר שביניהם. לאחר מכן, לפי הנקודה שלמעלה, החליטו אם כדאי לכלול שורה נוספת בעניין.

עם זאת, הצעד הבא, החיוני, הוא שתמשיך הלאה ותטפל בעניין העומד על הפרק. התנצלות יתר הופכת את האימייל שתפספס לעסקה גדולה ממה שהוא, וזה מסיח את הדעת מהסיבה האמיתית שאתה כותב את האדם בחזרה, שהיא לענות על המייל שלו.

זה נראה כך: "מתנצל על העיכוב בתגובה. אני רק עכשיו מתעדכן במיילים בזמן שהייתי בחופשה! באשר לשאלותיך בנוגע לאירוע הקרוב..." על ידי הגעה לעניין הנדון, אתה - ואיש הקשר שלך - יכולים להתקדם. אחרי הכל, התנצלות קצרה ותשובה מחושבת היטב לפנייתה יתגלו הרבה יותר מהתנצלות ארוכה וללא תשובה קונקרטית (שוב).

3. האם שרשרת האימייל הספציפית הזו עדיין רלוונטית?

כמובן, יש מקרים שבהם מיילים עוברים זמן אבסורדי ארוך. אתה מכיר את הסוג: אתה רואה את זה בוקר אחד בזמן שאתה מכין ארוחת בוקר, שוכח מזה עד שאתה מגיע למשרד, ונזכר בו רק חודשיים לאחר מכן כשאתה מחפש משהו אחר.

ראה גם:

אם הבקשה ירוקה למדי (למשל, מישהו שאל אותך אם תרצה אי פעם להיפגש לקפה), תוכל לכתוב בחזרה ולהתנצל על העיכוב ולאחר מכן לשתף אם אתה מעוניין. עם זאת, אם מישהו ביקש את ההערות שלך על מכתב שיצא לפני חודש, ברור שהיא לא צריכה את המשוב שלך יותר.

במקרה זה, יש לך שתי אפשרויות. הראשון הוא להשיב, לומר סליחה על שנתת לזה לרדת מהרדאר שלך ולהציע סיוע עתידי. האפשרות השנייה, אם נניח, אתה מבין שהתחמקת בטעות מאימייל ממישהו שיש לך - או שתרצה שיהיה לך - קשר עבודה חזק איתו היא לקפל את זה למייל אחר, או אפילו לשיחת טלפון. זה למעשה יכול לשמש "תירוץ" נהדר להגיע למישהו.

4. מה אתה מתכנן לעשות קדימה?

בסדר, זה בדיוק בשבילך. כי בעוד שרוב האנשים יתעלמו מתגובה אחת שהוחמצה, אינך רוצה להפוך למישהו שידוע כמי שהוא נורא עם אימייל. או גרוע מכך, להיראות כמו מישהו שכותב "מתנצל על העיכוב בתגובה", ואז ממשיך להיות לא עקבי.