מה יותר מבאס זמן מאשר לבזבז את כל היום בכתיבת אימייל?

אתה כנראה יכול למנות כמה דברים כמו שאיבת אבק, ללכת לאיבוד ב-subreddits ודפדוף באינסטגרם. אבל עדיין, שום דבר לא יותר גרוע מאשר לבזבז את החיים שלך בתשובה לאימיילים.

רק תסתכלהנתון הזהמסקר של Adobe שפורסם ב-2015, שאומר שעובדים בארה"ב מבלים 6.3 שעות ביום בבדיקת דוא"ל. זה יותר ממחצית יום העבודה, והמספר הזה בטוח יהיה גבוה יותר היום!

למרבה המזל, יש דרך להפוך את התהליך לאוטומטי (ואולי אפילו למנוע את תסמונת התעלה הקרפלית מוקדמת) ב-Gmail, במיוחד אם אתם נוטים לשלוח את אותו מייל מיותר כל היום, כל יום.

יש תכונה ב-Gmail שנקראת "תגובות מוכנות" המאפשרת לך ליצור תבניות דוא"ל שתוכל להשתמש בהן מאוחר יותר, כך שאתה לא כותב דברים כמו מכתבי תודה שוב ושוב. וכן, זה בחינם!

הֲקָמָה

הפעלת תגובות מוכנות לא יכולה להיות פשוטה יותר:

1. לחץ על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של חשבון Gmail שלך:

2. לאחר מכן, לחץ על "הגדרות":

3. לחץ על ההגדרה "מעבדות" וגלול מטה ולחץ על "הפעל" עבור תגובות מוכנות:

4. ולאחר מכן, גלול לתחתית ולחץ על "שמור שינויים" (אתהחוֹבָהעשה זאת או שהתכונה לא תופעל):

יצירת תבניות:

לאחר שכרטיסיית Gmail שלך מתרעננת, צור אימייל חדש. ההצעה שלי היא להשאיר את השדות "אל" ו"נושא" ריקים, אבל אתה יכול למלא את אחד מהם אם אתה מעדיף.

עכשיו אנחנו הולכים ליצור תבנית חדשה. בחלון ההודעה החדשה, לחץ על החץ למטה בפינה הימנית התחתונה:

לאחר מכן, לחץ על "תגובות מוכנות" ועל "תגובה מוכנה חדשה...":

תן לתבנית התגובה המשומרת שלך שם, ואז תוכל להתחיל לעבוד בכתיבת תבנית. להלן, כתבתי תשובת "תודה" כללית:

עבור שדות שתשנה, כמו שם, תאריך או שעה של אדם, זה עשוי להיות מועיל לשים אותם בסוגריים כדי לזכור למלא אותם. אין דבר מביך יותר מאשר שליחת בטעות תבנית אימייל שמתחילה ב"היי שם" .

לבסוף, לאחר שכתבת את הדוא"ל של התבנית שלך, לחץ שוב על החץ למטה, ולאחר מכן על "תגובות מוכנות" ובחר את שם התבנית מלפני כן כדי לשמור אותה:

בפעם הבאה שאתה הולך לכתוב דוא"ל, אתה יכול פשוט לטעון תגובה מוכנה, למלא את הפרטים הדרושים ו -- tada! -- תחסוך לעצמך הרבה מתח. אולי תנצל את כל הזמן שנחסך למדיטציה או לקום (כי יושבים כל היוםיהרוג אותך מהר יותר!). ואתה יכול לעשות כמה שימורים שאתה רוצה עבור תגובות שונות.

זה אולי לא נראה מהיר יותר בהתחלה, אבל תאמין לי, כל הדקות מצטברות עם הזמן.