עקבת אחר השיטות עבודה מומלצותכדי לקבל מענה למייל שלך, כולל קיצור האורך הכולל ופישוט השפה שלך. אבל עדיין לא קיבלת בחזרה את התגובה שאתה צריך.

אולי שאלת סדרה של שאלות וקיבלת בחזרה שתי מילים, "נשמע טוב!" או שיכולת לשאול מה לעשות הלאה ולקבל תשובה ללא אינדיקציה כיצד להתקדם.

מהסוג הזה שלמיילים סתמייםלא נוחים כמעט כמו שלא מקבלים תגובה כלל. אתה צריך לעקוב כדי לקבל את המידע שחיפשת במקור, אבל אתה גם צריך להיות דיפלומטי לגבי זה. אתה לא יכול פשוט להקליד בחזרה, "האם תוכל לקרוא שוב את המייל, לשים לב לפסקאות שהשקעתי כל כך הרבה זמן בהכנה, ולענות ישירות על שאלותיי?"

אז, נסה את הביטויים האלה, שיעזרו לך לקבל את התשובות שאתה צריך (ויעזור לכולם להציל פנים).

1. "נושא: צריך הבהרה עד [זמן]"

מוּזָההסופר אדריאן הופקינס כתב כמה מהעצות האהובות עלישורות נושא יעילות בדוא"ל, כולל שכדאי לך להעביר את השימוש במילה "דחוף". הופקינס מציין שהמילה דחוף מפחידה את הנמען, ושאם משהו באמת היה חשש מיידי הייתם פונים בטלפון או באופן אישי. הוא מציע להחליף אותו במילה "היום".

כדאי להמשיך להשתמש במילה "דחוף".

הייתי הולך צעד אחד קדימה ואומר שהמילה דחוף היא כל כך שימוש מוגזם, שאמנם היא עלולה לגרום למישהו לתעדף את המייל שלך, אבל אם הוא יגדיר את המילה אחרת, הוא עלול לקחת את הזמן שלו לחזור אליך או לספק את המידע שאתה צוֹרֶך. קיבלתי את עצתו של הופקינס וכללתי את "היום" בשורות הנושא בהן הייתי צריך תגובה בהקדם האפשרי, ותמיד קיבלתי תשובה לפני סגירת העסק.

כדי ליישם את העצה הזו על שולח דוא"ל שתגובותיו לא הועילו - במיוחד אם אתה במצוקת זמן - כלול את מה שאתה צריך ("הבהרה", "אישור", "משוב") וזמן בשורת הנושא (למשל, "צריך אישור עד הצהריים"). בדרך זו אם שאלת שאלות וקיבלת בחזרה "בסדר!" או ביקש משוב וקיבל "אני אחזור אליך", האדם השני יודע שאתה צריך תגובה ספציפית יותר, ועד מתי.

2. "האם זה יעזור לקפוץ לשיחה?"

אצלופורבססָעִיף, "הודעות אימייל בלבד, בבקשה: 10 סיבות שיחות טלפון הן בזבוז זמן", התורם ג'ייסון דמרס מציג טיעון משכנע מדוע אימיילים יעילים יותר בתקשורת בענייני עבודה. בין שאר הסיבות המשכנעות, הוא מציין ששיחות דורשות שיחת חולין ויכולות לפגוע בפרודוקטיביות (שתי חרדות עיקריות לחיות מחמד שאנשים רבים חולקים!).

לכן, הצעת שיחה נועדה באמת להזכיר לאדם האחר שלקחת את הזמן לקרוא (ולכתוב תגובה מועילה) את האימייל שלך הוא למעשה הקטן מבין שני הרעים. כמובן, אתה צריך להכיר את הקהל שלך בשביל זה, כי אם אתה מוצא את האדם הנדיר שאוהב לדבר על זה, תצטרך לתזמן קצת זמן בלוח השנה שלך. (אז שוב, אם כל מה שאתה באמת רוצה הוא תשובות, אולי זה לא משנה לך, ואתה יכול לזכור לעתיד שהדרך הטובה ביותר לקבל משוב מועיל מאדם זה היא בטלפון.)

3. "האם אתה יכול לראות את הקובץ המצורף?"

לפעמים אתה יכול להגיד שהאדם השני לא קורא את מה שכתבת, כי הוא שואל אותך שאלות שנענו במייל הראשוני שלך. אם אינך רוצה להקליד הכל שוב (או להסתכן בהישמע גס רוח אם תבקש מהאדם השני פשוט לקרוא את מה שכתבת), האשים קשיים טכניים.

זו דרך עדינה להזכיר למישהו שאולי היא לא שמה לב מספיק (מבלי לומר ישירות שהיא רק צריכה להמשיך לגלול). בנוסף, זה חוסך ממך לעשות שיפוט מהיר שעלול לגרום לך להיראות רע. הטכנולוגיה באמת יכולה להיות האשמה, אז לפני שאתה קורא לאדם השני שהוא עצלן או לא מועיל, בדוק שלא שלחת קובץ פגום.

4. "האם זה נעשה?"

לאריק שמידט, יו"ר בכיר של חברת האם של גוגל, Alphabet, יש מערכת למעקב אחר מיילים הדורשים פעולה נוספת. הוּאמציע:

כאשר אתה שולח הערה למישהו עם פריט פעולה שברצונך לעקוב אחריו, העתק את עצמך ולאחר מכן תווית את ההערה 'מעקב'. זה מקל למצוא ולעקוב אחר הדברים שלא נעשו; פשוט שלח שוב את ההערה המקורית עם מבוא חדש ששואל 'האם זה נעשה?'

כמובן, השורה הזו יכולה להיראות פתאומית למדי (או אפילו גסה) אם תרבות האימייל שלך לא כל כך בוטה. במקרה כזה, קח את ההצעה של שמידט למעקב אחר הדוא"ל בעצמך, ופשוט בחר גרסה רכה יותר של השורה הזו, כגון, "האם תוכל לעדכן אותי בהתקדמות של [משימה]?" לפעמים דברים לא "נעשים" עבור סיבות שאינן בשליטת האדם האחר אם זה המקרה, אתה יכול לבקש ממנו לעדכן אותך ככל שהדברים מתקדמים, או לעדכן אותך ברגע שהמשימה תושלם.

אם כבר כתבת את כל מה שהיית צריך פעם אחת, אפשר להבין מדוע לא תרצה לעשות זאת שוב. לכן, אם אתה מקבל את הרושם שמישהו פשוט לא קורא את מה ששלחת מלכתחילה, נסה אחת מהתגובות למעלה כדי לעודד אותו או אותה להסתכל מקרוב.