אם אתה מוצף עם יותר מדי מה לעשות,דבריםהוא בשבילך.

זה עוצמתי בעדינותכלי ארגונישמשלבת, בידיים הנכונות, את המיטב של מערכת אנלוגית של נייר-רשימת ומתכננים, עם הנוחות והקסם הטכני של מערכת דיגיטלית. אבל זה רק אם אתה משקיע את העבודה כדי לכוונן אותו - אחרת אתה הולך לבזבז כסף וזמן.

למערכות ניהול פרודוקטיביות או עבודה (וכאן אני משתמש במונח "מערכת" באופן רופף) יש שתי פונקציות: כשאתה עובד, הן עוזרות לך לא לשכוח שום דבר שצריך לעשות. כשאתה לא עובד, הם נותנים לך את השקט הנפשי להירגע.

מעריצי שיטת "להספיק לעשות דברים", שפופולריים על ידי ספר באותו שם מאת דיוויד אלן, ימצאו הרבה מה לאהוב בתוכנית מבוססת Mac ו-iOS.דבריםזוהר באופן שבו הוא משלב את לוח השנה שלך עם סדרי העדיפויות האחרים שלך, נותן לך סקירה ברורה של היום שלך.

לפני שניכנס לאומים וברגים שלדברים, הערה על טרמינולוגיה: התוכנית משתמשת ככותרות בהרבה יצירות רגילות, כמו "רשימה", "היום" ו"בכל עת". כדי להקל על הקריאה, הוספתי "שמות עצם נכונים" באותיות נטוי ואותיות רישיות היכן שמתאים.

כיצד להשתמש בדברים

דבריםנוצר על ידי חברת התוכנה Cultured Code, שבסיסה מגרמניה. כמו תוכנות מתוחכמות אחרות לניהול פרויקטים, תצטרך להקדיש זמן להגדרהדבריםבהתאם למפרטים שלך, ומבנה התמחור של האפליקציה יכול להוות מכשול כאן. זה 50 דולר לגמרי עבור אפליקציית שולחן העבודה ועוד 10 דולר עבור אפליקציית iOS. אפליקציית האייפד עולה 19.99 דולר, אבל גיליתי שאני לא צריך אותה. בעולם של מנויים חוזרים, זה מרענן לא להיות כבן ערובה על ידי זרם הכנסות מתמשך. עם זאת, תקופת הניסיון בחינם של שבועיים שלי הרגישה קצרה מדי מכדי להעריך את כל זהדבריםהיה להציע. יכולתי לראות את הפוטנציאל שלו, אבל התקשיתי להתגבר על העמלה.

נקודת הכניסה לכל מטרה של Things היאתיבת דואר נכנס- מקום ש-GTD עומדים וחובבי בלוגים כמו 43 Folders יזהו באופן מיידי. כאן אתה יכול לרשום כל מטלה אקראית שעולה לך בראש (תדאג לארגן אותם מאוחר יותר).

משימות מרגישות יותר כמו קלפים מ-Trello או לוח Kanban, אם כי ללא התקדמות חזותית בסטטוסים. הם נפרשים כדי לחשוף מקום להערות ולרשימות תיוג, תגיות ותאריכים, אם כי לא תמיד אני בטוח היכן למתוח את הגבול בין פרויקט, משימה ותת-משימות. אם למשימה שלך יש רשימת בדיקה, האם זה אומר שזה באמת פרויקט? זה מטלות עד הסוף.

שדה שנקראכַּאֲשֵׁרהוא חלק מהרוטב הסודי של Things. זה מתייחס למועד שבו אתה מתכנן לבצע את העבודה, לא רק למועד זה. אם יש לך טיוטת דו"ח ביום שישי, אבל הקדשת זמן לכתוב אותה ביום רביעי, תוסיף את המטלה שלך עם מועד אחרון ליום שישי ובחר ביום רביעי ב-כַּאֲשֵׁרשָׂדֶה. זה מאלץ שלב נוסף של חשיבה קדימה - מה שאתה כנראה צריך לעשות בכל מקרה. ואז, כאשר סדר היום היומי שלך נוצר,דבריםמראה לך על מה אתה באמת צריך לעבוד. לכל מי שפתח את המחשב שלו והתבלבל 30 דקות מהבוקר שלו כדי להחליט על מה לעבוד, לעקוף את הסחת הדעת היא חלום.

בנוסף לתיבת דואר נכנס,דבריםמאכלס אוטומטית מספר תצוגות מידע.הַיוֹםמציג אירועים ומשימות שאמורות להתאים או לעבוד עליהם היום.בקרובמציג את הימים הבאים, שוב מערבב אירועים עם משימות. שתי רשימות למראה עתיד הןבכל עתומתישהו. משימות ללא תאריכי התחלה או תאריכי יעד הםנוסף אוטומטית ל-בכל עתרְשִׁימָה, שכן בהגדרה ניתן להשלים אותם בכל עת. המתישהוהרשימה מיועדת למשימות שאתה רוצה לבצע בשלב מסוים בעתיד, אך לא עובדים עליהן כעת מכל סיבה שהיא.

הנה ההבדל בקצרה:

"התקשר ותתעדכן עם ג'ויס" הוא מטלה ששייכת ל-בכל עתרְשִׁימָה. אין לזה זמן ספציפי שצריך לעשות את זה (אלא אם כן החלטת לתזמן את זה) וגם אין שום דבר שמונע ממך להיות מסוגל לעשות את זה.

מטלה כמו "ביקור באיטליה" ממשיכהמתישהורשימה כי בעוד שאתה רוצה לזכור שזה חשוב לך, כרגע יש מגיפה עולמית והנסיעות לא מתרחשות.

ההַיוֹםרשימה מושכת משימות מכל הפרויקטים שלך שמתוכננים לעבוד עליהם "היום" או שיש להם תאריך יעד של היום, כך שאינך צריך לבדוק את המועדים של המשימות בתוך כל פרויקט.

כל דבר מיום קודם שלא סיימת יישארהַיוֹםעד שתסמן אותו או תשנה את התאריך. כל משימה בהַיוֹםמסומן גם עם הפרויקט שלו. אם תעבור לתצוגת פרויקט, כל המשימות המיועדות להיום יהיו לצדן כוכבים. יש סדר עדיפויות ויזואלי לא משנה אם אתה מסתכל על רמת הפרויקט או ברמת היום.

תגיות זמינות גם עבור פרויקטים ומשימות. באֵזוֹר–דברים'מונח לכותרת פרויקט - אתה יכול לסנן את התצוגה לפי תג. השתמשתי בזה כדי לתייג את הפרויקטים הפעילים שלי לפי לקוח, וזה נחמד להיות מסוגל להתקרב לעבודה יוצאת דופן של לקוח אחד.

רשמית, רק יומן אפל עובד איתודברים, אבל בפועל זה נקבובי יותר מכיוון שאתה יכול להוסיף לוחות שנה חיצוניים לאפליקציית לוח השנה של אפל די בקלות. היכולת לראות את אירועי היום באותו חלל כמו משימות היום מרגישה כאילו היא פותרת את אחד המטרדים המתמשכים ביותר של ניהול עבודה דיגיטלית. מתכנני נייר עוקפים את הנושא הזה על ידי יצירת מקום הן לאירועים זמניים והן למשימות, אך כמובן חסרות להם חלק מהתכונות הנוחות שיש לכלים דיגיטליים.

כמה פנינים בלתי צפויות

תענוג אחד בלתי צפוי שלדבריםהוא ההערב הזהקטע שלהַיוֹםרְשִׁימָה. כמו שאתה יכול לסמן שצריך לעבוד על משימה היום, אתה יכול לסמן שיש לעבוד על כמה משימות "הערב". זה שימושי עבור משימות שאינן עבודה או פרויקטים שאתה עושה בשעות החופשיות שלך, ועוזר בדחיפהדבריםלכלי ארגוני לכל החיים.

הערב הזהיציאות לאפליקציית iPhone היטב, ועוזרת לך להתעדכן בעניינים כשאתה רחוק מהמחשב. למעשה, לולאהערב הזה, כנראה שהייתי מדלגת על אפליקציית האייפון מכיוון שאני עובדת מהבית וכמעט שאיני רחוקה מהמחשב שלי.

כדי לסנכרןדבריםבין הטלפון לשולחן העבודה, אתה מגדיר אענן דבריםחשבון, המשמש רק עבורךדבריםנְתוּנִים. אתה יכול גם לשמור את המידע שלך מקומי למכשירים שלך, וזה קל יותר לעשות אם אתה משתמש רקדבריםבאייפון או ב-Mac שלך. אבל אם אתה רוצה ניידות, תצטרך להפעיל את הענן.

היְוֹמַן הַאֳנִיָההוא תכונה נוספת שמגדירהדבריםמלבד תוכנות אחרות לניהול פרויקטים. כל המשימות שהושלמו מתוייקות כאן, ויוצרות רשימת "בוצע" פועלת. לפרויקטים יש אפשרות להציג גם משימות שהושלמו (דבריםמתייחס אליהם כאל "רשומים".) זה מקל לראות מה נעשה - מועיל אם אתה רוצה לטפוח לעצמך על השכם או לשלוח דוח שבועי לבוס.

דבריםמשתלב עם מערכת התזכורות של אפל, כך שאתה יכול, באופן טבעי, להזכיר לעצמך לעשות משהו מבלי שתצטרך לעזוב את האפליקציה.

הפעלת הענן דבריםפותח גם תכונה בשם "אימייל לדברים". ניתנת לך כתובת דוא"ל ייחודית, שאליה תוכל לשלוח הודעות קצרות שיתווספו אוטומטית לכתובת שלךתיבת דואר נכנס של דברים. התכונה נראית שימושית ביותר כאשר יש לך משימה במערכת אחת, כמו אימייל של חברה, שאליה אתה רוצה להעבירדברים. אחרת, זה די קל לפתוחדבריםבמחשב או בטלפון שלך ופשוט הוסף את המשימה לתיבת הדואר הנכנס ישירות.

בתוך פרויקט, אתה יכול להסתיר פריטים שמגיעים מאוחר יותר, מעבר לשבוע הבא בערך. זוהי דרך טובה להעריך תרשים גנט, או תלות בפרויקט, אם אינך יכול לבצע פעולות עוקבות מבלי שהקודמת תושלם.

תזמון משימות חוזרות הוא עוד תכונה בלתי צפויה, אך מוערכת מאוד. בדומה ליכולת להשתמש ב-Slackbot כדי להזכיר לך מועדים חוזרים, אתה יכול להגדיר משימה חוזרת ב-Things, כמו "שלח עדכון פרויקט בכל יום שישי". תציין כמה שבועות המשימות אמורות לחזור, או מרווח חזרות לאחר השלמת המשימה הקודמת. דוגמה טובה לזו האחרונה תהיה משהו כמו "הזכר לי לעדכן את התקציב שלי 4 שבועות לאחר עדכון התקציב האחרון."

החסרונות של דברים

החור הכי גדול בפניםדבריםהוא שימוש-מקרה שברור שהוא לא נועד עבורו: שיתוף פעולה עם אחרים. אין חשבונות מרובי משתמשים ובאופן כללי כל הנתונים שלך נשארים מקומיים למכשירים שלך אלא אם כן אתה מפעילענן דברים,אבל גם אז זה פשוט מאפשר לטלפון ולאפליקציות שולחן העבודה שלך להסתנכרן זה עם זה.

אֲבָלדבריםלא יהיה פתרון לצוותים ברמת הארגון. אם התפקיד שלך הוא כזה שבו אתה צריך לשתף מידע רב עם עמיתיך, או להפוך אותו לנגיש בין קבוצות,דבריםלא בשבילך. אתה תבלה יותר מדי זמן בשכפול מידע במקומות אחרים.

חלק מדברים'הטרמינולוגיה גם מרגישה ספציפית מיותר. אתה מוסיף פרויקט חדש ויוצר "רשימה חדשה" בפינה השמאלית התחתונה, אותה תוכל לסווג כ"פרויקט חדש" - שיש לו מטרה שאתה עובד לקראתו - או "אזור חדש", שהוא רק כותרת שמתחתיה ניתן לקבץ פרויקטים.

ליד כל פרויקט יש תרשים עוגה שמודד את ההתקדמות על סמך המשימות שנרשמת בתוכו. זה מועיל לראות את ההתקדמות הזו, אבל זה לא מתאים לרשימות מתמשכות שלעולם לא יושלמו. הלוואי והייתה רשימה שלא הייתה פרויקט ולא "בוצעה" יש לי כמה חללים שחוזרים על עצמם בשבוע שלי שבהם אני משליך סוגים דומים של משימות, "שעות משרד" שבועיות לדברים כמו הוצאות, מעקב אחר מיילים , ומילוי טפסי בית ספר. אני רוצה מרחב ייעודי עבור המשימות האלה לחיות עד שאהיה מוכן להן, אבל הן לא פרויקט שייגמר אי פעם.

אתה יכול להוסיף משימות ישירות לתוך אזורים, כמו גם פרויקטים. אני יכול לראות שזה שימושי עבור משהו כמו רשימת שיפורי בית. חלק מהמשימות שלך יהיו חד פעמיות ואחרות יהיו פרויקטים קטנים בפני עצמם, אבל שוב, הקינון מרגיש קצת שרירותי.

דבר אחדדבריםלא עושה טוב זה מטרות. אני משתמש במתכנן מיקוד מלא, שמעודד אותך להגדיר יעדים רבעוניים ושנתיים, ולאחר מכן לזהות 3 סדרי עדיפויות בכל שבוע, באופן אידיאלי שמניעים אותך לקראת עמידה ביעדים אלו. עם האור המנחה הזה במקום עבור הרבעון שלך ולאחר מכן השבוע שלך, אתה יכול להגדיר את הכוונות היומיות שלך בהתאם.דבריםהוא מצוין בניהול היומיום, אבל הוא לא מצליח להגיע ליעדים גדולים יותר.

אתה יכול, כמובן, להפוך יעד כמו "לצאת לחופשה" לפרויקט משלו ולהתמודד איתו מבלי לשים עליו דד-ליין. אבל שום דבר בתוכנה לא יעודד אותך חזותית לחשוב ולהגדיר את מטרות התמונה הגדולות יותר האלה.דבריםמניח שאתה כבר יודע לאן אתה רוצה להגיע, וזה יעזור לך להגיע לשם. לאדם שעבודתו מנוהלת בעיקר על ידי אנשים אחרים, כמו בוס או עמיתים, ושצריך להתעדכן בכמויות אדירות של מידע ותאריכים,דבריםהוא כנראה הכלי הטוב ביותר שנתקלתי בו.

שורה תחתונה: דברים הם כלי, אבל אתה עדיין צריך מערכת

דברים הוא עוצמתי, מלא תכונותכלי פרודוקטיביות, אבל כדי שזה יהיה שווה את זה אתה צריך לוודא שזה מתאים לעבודה שאתה עושה. בדיוק כמו שאתה לא יכול לקדוח עם פטיש, כדאי לוודא שיש לך זרימת עבודה במקוםדבריםישתלב עם.

כדי להפיק את המרב מהמבנה הארגוני המבוסס על זמן, תצטרך לחשוב באופן פעיל על מועדים עבור הפרויקטים שלך (והמשימות שבתוכם) וכן מתי בימים ובשבועות שלך תבצע את העבודה. זה מועיל לסיים את היום שלך בתעדוף משימות ליום הבא, כך שכאשר אתה פותחדבריםבבוקר, כבר יהיה לך את שלךהַיוֹםרשימה מאוכלסת. אחרת תגמור עם הרבה רשימות של מטלות וללא דרך אמיתית להבין על מה אתה באמת צריך לעבוד ברגע נתון.

דבריםלא יחסוך אותך מהעמל של הערכה ותעדוף העבודה שלך. אם כבר תעשה את זה, או שתאהבדברים, או שכבר יש לך זרימת עבודה שמתאימה לך ולא תזדקק לו.