בזמן שאתה קורא מאמר זה, סביר להניח שניתן להניח שתיבת הדואר הנכנס שלך מתמלאת בהודעות דוא"ל שתוכל להשיב עליהן - רבים מאלה דורשים את תשומת לבך המיידית. בין אם אתה מבין זאת או לא, הדואר האלקטרוני ממלא תפקיד בולט בהצלחתך במקום העבודה. למעשה, זו הפעילות היחידה שצורכת הכי הרבה זמן במקום העבודה בכל יום: פעילות לאחרונהסֶקֶרשנערך על ידי Kelton Global מצא כי למעלה מ-90% מהאמריקאים מבלים 90 דקות בדוא"ל בכל יום.

[seealso slug="self-publishing-linkedin"]

אימייל גם מאוד חושפני. בין אם תרצה או לא, המיילים שלך חושפים עליך הרבה לעמיתיך ובעיקר לממונים עליך. תחשוב על מספר הפעמים שאנו סטריאוטיפיים ומגיבים לאנשים על סמך "התנהגות הדואר האלקטרוני" שלהם: אנחנו בורחים מה"משתוללים", מתרגזים מה"משיבים בשורה אחת", שונאים את "תמיד-לשמור על כולם בלולאה- ב"אנשים ומתרגזים מהסופרים העלובים.

עם הזרקור הגדול הזה על התכתבויות דוא"ל, אין מקום קטן לטעויות שעלולות לגרום לבוס שלך לפקפק ביעילות שלך. אל תיבהל והתחל לסרוק את התיקיה "נשלח" שלך עדיין. במקום זאת, בדוק את שש טעויות הדוא"ל האלה שעלולות להרוג את הקריירה שלך, בתוספת התיקונים שאתה יכול לעשות, לפני שיהיה מאוחר מדי.

להיות טריגר שמח עם "קדימה": אתה רואה עדכון חשוב בתיבת הדואר הנכנס שלך שאתה מתרגש ליידע את הבוס שלך לגביו. זה מפתה לחיצה מיידית קדימה - אולי אפילו תרגיש תחושת הישג להוציא את זה מהצלחת שלך לתיבת הדואר הנכנס של הבוס שלך. אבל תחשוב שוב. העברת אימייל ללא הערה או הסבר מאלצת את הבוס שלך להשקיע זמן יקר בהבנת ההקשר של ההודעה, ואינה נותנת תובנה מדוע חשבת שההודעה חשובה לו או לה לקרוא.

התיקון: ראשית, סקור וערוך את הנושא כך שימשוך את תשומת הלב של הבוס שלך ויספק את ההקשר הנכון. לאחר מכן, כתוב סיכום ברור ותמציתי. עיין באימייל (או לשרשרת הדוא"ל) למטה, תוך קורא את המפתחות. צריך אישור? תאר בבירור את הבקשה ואת ההשפעה החיובית שאתה מקווה להשיג. זכרו שהבוסים תמיד מתעניינים בתוצאות. נקודות בונוס: במידת האפשר, תנו המלצה מושכלת לגבי הצעדים הבאים. הבוס שלך כנראה יעריך את התובנה שלך.

מתעצל בדקדוק: עברו עשרות שנים מאז שמישהו ציפה ממך לשרטט משפט, אבל עדיין יש ציפייה במקום העבודה לשלוח מיילים כתובים היטב ונכונים מבחינה דקדוקית. לא תעביר את האינטליגנציה ואת כישורי הכתיבה המלוטשים שלך על ידי שליחת מיילים מלאים במשפטים רצים, סימני קריאה מרובים, נקודות פסיק או (הגרוע מכל) אימוג'י.

התיקון: העבירו את המסר שלכם באמצעות שפה חכמה, לא סמלים מיותרים או משפטים כתובים בצורה גרועה. אם אתה מתלהב ממשהו, ספק הסבר תמציתי למה במקום להשתמש ב-12 סימני קריאה וסמיילי. השתמש במשפטים קצרים ומשמעותיים שמגיעים לנקודה. עם דוא"ל, זכרו תמיד: קצר יותר עדיף.

פולט ז'רגון: כתיבת מיילים מורכבים בצורה מושלמת לא אמורה להיות כרוכה ב"הרתחה של האוקיינוס", אבל תצטרך לקחת את התהליך הזה מ"מרק לאגוזים..." עדיין גונח? גם אם אתה לא, הבוס שלך יהיה. אם אתה ממלא את הדוא"ל שלך בז'רגון שלא מספק שום תובנות אמיתיות לגבי הנושא הנדון, אתה לא עוזר לבוס שלך לעשות את העבודה שלו. במקום זאת, הוא או היא הולכים לגלגל את עיניו בכל פעם שהשם שלך יופיע בתיבת הדואר הנכנס. לא טוב.

התיקון: הסר את האימייל שלך מהז'רגון בשימוש יתר. במקום לכלול ביטויים כמו "אטריות על זה" או "הקיף את הקרונות", חשבו מה אתם בעצם רוצים לומר. האם אתה צריך זמן לחשוב על המלצה כי אתה רוצה לעשות מחקר או לדבר עם צוות אחר? תגיד את זה ולך לעשות את זה.

אדוני, אפילו לא: הבוס שלך הוא לא ה-BFF שלך, ואתה לא אמור לכתוב מיילים הכוללים ראשי תיבות לא פורמליים או אופנתיים. זה כולל קיצורים מגעילים, אלא אם כן זה בהקשר של מדיה חברתית, האשטאגים.

התיקון: חשבו כיצד להישמע נגיש אך מושכל. זה בסדר לשוחח עם הבוס שלך, אבל הקפד לשמור על הנושא והדעות שלך מקצועיות. הפוך את המיילים שלך לרלוונטיים, ועזור לבוס שלך להתייחס על ידי קשירת ההמלצות והתובנות שלך לאירועים ואנקדוטות בעולם האמיתי, לא על ידי הפניות לתרבות פופ או שימוש בסלנג לכל הרוחות.

"משיב לכולם" כל היום: לכל משרד יש אחד - אדם שמסרב להפסיק להשתמש ב"השב לכולם". רוב הצוותים משתמשים בכינוי דוא"ל/קבוצה כדי להעביר עדכונים חשובים ולשאול שאלות. אלו כלים מעולים, אבל רק בשימוש מושכל ורק אם רלוונטי לכל אדם בכינוי/קבוצה. "להשיב לכולם" בהקשר הלא נכון יכביד שלא לצורך את תיבת הדואר הנכנס של הבוס שלך שכבר עמוסה על גדותיה - משהו שהוא בטוח יתעצבן ממנו.

התיקון: אם חברי צוות בכירים כלולים בקבוצת דוא"ל, השתמשו בה רק בעת הצורך. אם אתה הולך הלוך ושוב עם חברי צוות, הסר את הכינוי מהפתק. ברגע שהגעת לנקודה שבה אתה צריך קלט בכיר, אז הוסף מחדש את הכינוי או התקשר ישירות עם הבוס שלך.

תיוק ומיון: האם ידעת שאחד מכל שישה אמריקאים אומר שמיון בדוא"ל בעצם מקטין את הפרודוקטיביות שלהם? למרות שלפעמים זו משימה שאתה מרגיש שאתה צריך להתמודד עם כדי להיות פרודוקטיבי, מיון תיבת הדואר הנכנס שלך עלול לגרום לך לאבד מיקוד ובתמורה, לאבד זמן. יתרה מכך, שמירת הודעות דוא"ל מתוייקות בצורה מושלמת הופכת לקשה יותר ככל שאתה מטפס בסולם הארגוני, אז צא מההרגל הזה עכשיו.

התיקון: התמקד בתעדוף חכם של משימות שאתה צריך לבצע, והצב יעדים עם מועדים קונקרטיים. כאשר רלוונטי, שתף אותם עם הצוות שלך. הרבה יותר טוב לבזבז את הזמן שלך ביצירת רשימת מטלות המבוססת על הפרויקטים/חלקים הנעים לאותו יום מאשר לתת לניקוי בתיבת הדואר הנכנס לנקז את תשומת הלב והפרודוקטיביות שלך.

מהן כמה מהדרכים שבהן אתה מתמודד עם תיבת הדואר הנכנס שלך? ספרו לנו בתגובות.

רישומי לוח דרושים של Mashable

הלוח דרושים של Mashableמחבר מחפשי עבודה ברחבי ארה"ב עם הזדמנויות קריירה ייחודיות במרחב הדיגיטלי. למרות שאנו מפרסמים מגוון רחב של רשימות משרות, בחרנו כמה הזדמנויות עבודה מהשבועות האחרונים כדי לעזור לך להתחיל. ציד שמח!

אסטרטג מדיה חברתית (משפחת ABC)ב-Disney ABC Television Group בבורבנק, קליפורניה

מנהל קריאייטיב האבבבריאות בוונציה, פלורידה

מנהל SEMב-Hornblower Cruises & Events בסן פרנסיסקו, קליפורניה