עבור רובנו,אימייל הוא רע הכרחישל חיי העבודה המודרניים. למרבה הצער, זה יכול למצוץ זמן בקלות רבה, ולהשאיר אותך לחוץ ותחת לחץ לבצע את כל שאר המשימות שלך.

אנחנו כאן כדי לעזור. אָנוּלא רוצה שתיבת הדואר הנכנס שלך תוריד אותךאז פירטנו שמונה דרכים נהדרות לארגן את הגדרת Gmail שלך כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך.

מתחילים

רבים מהשינויים שאנו מציעים צריכים להתבצע באזור ה"הגדרות" של Gmail שלך.

כדי לגשת להגדרות שלך בדפדפן, הקש על הסמל בצורת גלגל שיניים בפינה השמאלית העליונה של המסך.

זה יציג את תפריט ההגדרות המהירות שלך מימין למסך. לחץ על התיבה "ראה את כל ההגדרות" כדי להעלות את תפריט הגדרות Gmail מלא השומן.

הגדר חלונית קריאה

חלונית קריאה נותנת לך דרך לקרוא הודעות דוא"ל לצד תצוגת תיבת הדואר הנכנס הרגילה שלך. אנשים רבים מוצאים שזה עושה את זה מהר יותר לקרוא ולהשיב להודעות. אתה יכול לבחור לראות חלונית קריאה מתחת לתיבת הדואר הנכנס שלך או מימין לתיבת הדואר הנכנס שלך.

כדי לבצע שינויים אלה ב-Gmail שלך, עבור להגדרות שלך, ולאחר מכן בחר בכרטיסייה "תיבת דואר נכנס" בחלק העליון של המסך. כעת גלול מטה כדי לראות את האפשרות "הפעל חלונית קריאה". סמן זאת ובחר היכן תרצה שהחלונית תופיע.

במקום לבחור בחלונית קבועה, אתה יכול גם לבחור אפשרות המאפשרת לך לעבור בין מצב חלונית מפוצלת לתצוגת תיבת הדואר הנכנס הרגילה שלך. כדי להפעיל אפשרות זו, בחר באפשרות "ללא פיצול".

זה מוסיף סמל בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדואר הנכנס שלך המאפשר לך לעבור בין הצגת חלונית תצוגה מקדימה מתחת לתיבת הדואר הנכנס שלך, או תצוגת תיבת דואר נכנס מלאה רגילה.

הפעל התראות שולחן העבודה עבור Gmail

אם אתה מחכה לאימייל חשוב שיגיע, או שאתה פשוט לא רוצה לפספס הודעה מהבוס שלך, אנו ממליצים להפעיל את הודעות שולחן העבודה של Gmail. זה אומר שאתה יכול להתרחק בכרטיסיית דפדפן אחרת ולא צריך להמשיך לבדוק באובססיביות את תיבת הדואר הנכנס שלך כדי לראות אם היא התרעננה.

אתה יכול להפעיל הודעות על שולחן העבודה של Gmail על ידי מעבר להגדרות שלך, ולאחר מכן גלילה מטה לאפשרויות "כללי" כדי לראות את אזור "התראות שולחן העבודה" שלך.

לחץ כדי להפעיל את "הודעות דואר חדשות". כעת, תראה התראה קופצת בצד הימני התחתון של מסך הדפדפן שלך כאשר דוא"ל חדש נשלח.

הפעל את סמל ההודעה שלא נקראה

לחלופין, אם אתה מת על הודעות שולחן העבודה, אבל רוצה לפקוח עין על סטטוס תיבת הדואר הנכנס שלך תוך כדי עבודה בכרטיסיות אחרות, יש פתרון אחר.

עבור להגדרות Gmail, ולאחר מכן תחת הקטע "מתקדם", גלול מטה כדי לראות את האפשרויות "סמל הודעה שלא נקראה".

אם תפעיל זאת, סמל Gmail שלך יראה כמה הודעות שלא נקראו מחכות לך כמספר זעיר.

צור רשימת דוא"ל קבוצתית

זהו כלי שימושי כדי באמת לחסוך לך זמן רציני אם אתה לעתים קרובות דוא"ל לאותה קבוצת אנשים. יש דרך להגדיר רשימה של כתובות דוא"ל לקבוצה אחת שתוכל להתאים אישית את השם שלה.

כדי לעשות זאת, אתה צריך ללכת אלאנשי קשר של גוגל. הסתכל בצד שמאל של המסך כדי למצוא את כפתור "תוויות" עם סימן פלוס קטן לידו. לחץ על סימן הפלוס כדי ליצור תווית חדשה, ותן לה שם מה שאתה רוצה בתהליך.

כעת תוכל לגרור ולשחרר אנשי קשר לתווית זו מהרשימה בצד ימין.

כעת, כשאתה כותב דוא"ל, התחל להקליד את שם התווית שיצרת בשדה "אל" ותראה את התווית שלך קופצת כהצעה. פשוט לחץ עליו כדי להוסיף את כל הקבוצה כנמען.

צור תבניות שימושיות ב-Gmail

אם לעתים קרובות אתה שולח אימייל לאותה הודעה, אתה יכול לחסוך המון זמן על ידי הפיכת ההודעה הבסיסית לתבנית. אתה יכול ליצור עד 50תבניות Gmailשאתה יכול להכניס לגוף האימייל בכמה לחיצות בלבד.

ראשית, עליך להפעיל את חשבון Gmail שלך כדי לאפשר יצירת תבניות. עבור להגדרות שלך, ואז מצא את הכרטיסייה "מתקדם" בשורה העליונה. לחץ על "הפעל" לצד "תבניות".

חזור לתיבת הדואר הנכנס שלך, פתח חלון חיבור חדש והקלד בדיוק את מה שתרצה שהטקסט של התבנית יהיה. לאחר שתסיים, לחץ על תפריט שלוש הנקודות "עוד" בפינה השמאלית התחתונה של חלון הכתיבה שלך. נוחת על "תבניות", ולאחר מכן בחר באפשרות "שמור טיוטה כתבנית".

עכשיו אתה רק צריך לתת לתבנית שם שניתן לזהות בקלות. כדי להשתמש בתבנית שלך, פתח חלון חדש של חיבור דוא"ל, לחץ שוב על תפריט שלוש הנקודות ו"תבניות" ובחר את שם התבנית שלך ממסך התפריט הבא שיופיע.

הפק את המרב מתוויות אימייל

תוויות הן הגרסה של Gmail ליצירת תיקיות בתיבת הדואר הנכנס שלך. כדי ליצור תווית חדשה, עליך להסתכל משמאל לתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail ולגלול מטה עד שתוכל ללחוץ על האפשרות "עוד". גלול שוב למטה ותראה את האפשרות "צור תווית חדשה".

אם תלחץ על זה תוכל לתת לתווית שלך שם. אתה יכול גם לבחור "לקנן" תוויות נוספות תחת תווית ראשית, וליצור תוויות משנה.

זוהי דרך שימושית לניהול מיקרו באמת של תוויות Gmail שלך.

אתה יכול גם לשנות את הצבע של תוויות Gmail שלך כדי לתת לך דרך במבט טוב יותר לארגן את ההודעות שלך. כדי לשנות את הצבע, העבר את העכבר מעל התווית שברצונך לערוך ולאחר מכן לחץ על תפריט שלוש הנקודות שמופיע.

לחץ על "צבע תווית" כדי לשנות אותו לאחת מהאפשרויות הטעונות מראש.

הדרך הקלה ביותר להעביר הודעת דוא"ל לתווית היא לגרור ולשחרר אותו למקום הרצוי. לחלופין, אם אתה נמצא בדוא"ל, תוכל ללחוץ על הסמל בצורת תווית לכיוון החלק העליון של המסך כדי לבחור את התווית הרצויה מתוך רשימה קופצת.

הפעל מקשי קיצור של Gmail

אם אתה מישהו שמשתמש בקיצורי מקלדת, אז אתה תשמח לשמוע של-Gmail יש חבילה מקיפה של פעולות כאלה. כדי להתחיל להשתמש בהם, עליך להפעיל אותם.

עבור להגדרות שלך, ולאחר מכן תחת "כללי" גלול מטה כדי להפעיל את קיצורי המקלדת.

כדי לראות רשימה מלאה של קיצורי דרך שבהם אתה יכול להשתמש כעת, עיין בהםהמדריך השימושי של גוגל לכל קיצורי הדרךשעובדים כרגע בשירות הדוא"ל.

השתמש ב-Auto-Advance כדי להאיץ את תיבת הדואר הנכנס שלך

אם אתה מקבל נפח גבוה של דוא"ל שניתן לטפל בו במהירות, הפעלת הקדמה אוטומטית היא דרך מצוינת לעבוד במהירות על האימיילים החדשים שלך.

תכונה זו תציג לך באופן אוטומטי את השיחה הבאה במקום להחזיר אותך לתצוגת תיבת הדואר הנכנס הראשית שלך לאחר מחיקה, העברה לארכיון או השתקת שיחה.

כדי להפעיל זאת, עבור אל ההגדרות שלך, ולאחר מכן ללשונית "מתקדם", והפעל אותה.

מעלה את משחק הג'ימייל שלך

לא כל השינויים האלה יתאימו לכל משתמש, אבל אנחנו מקווים שגיליתם כמהטריקים שימושיים של Gmailזה יקל על עומס האימייל שלך.

פשוט לשנות את האופן שבו אתה מציג את Gmail שלך על ידי הוספת חלונית קריאה עשוי להיות הרענון שאתה צריך כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך. אחרים עשויים לגלות שלקחת קצת זמן ליצור תבניות דוא"ל חוסכת להם המון מזה בטווח הארוך.

בהצלחה ביישום כל השינויים החיוביים שתבחרו לעשות והשתדלו לא לתת לתיבת הדואר הנכנס שלכם להלחיץ ​​אתכם.