Reclaim הוא GPS עבור לוח הזמנים של העבודה שלך

יש רגע שאפילו את רשימת המטלות המסודרת ביותר צריך להפוך לפעולה. אחרי שעמלת על זיהוימַהאתה חייב לעשות, מגיע כור ההיתוך של להביןמתי, בדיוקאתה הולך לעשות את זה. ואז, לאחר שעשית את זה, בהכרח תצוץ פגישה שתדרוש לזרז אותה מחדש.

התאמות כאלה של שקע זמן הן מה שהתוכנה חוסמת זמן Reclaim מבטיחה לחסל. השירות החכם אומר שהוא יכול לחסוך עד 40% משבוע העבודה שלך על ידי אופטימיזציה של לוח הזמנים שלך ולוודא שהמשימות שלך קבעו זמן לביצוע.

מה זה Reclaim?

לְטַיֵבהוא שירות חינמי כרגע שמחייב את עצמו ככלי חסימת זמן ופרודוקטיביות. אתה נרשם עם האימייל שלך ומסנכרן יומנים אישיים ועבודה דרך Reclaim, נותן לשירות גישה לכתיבת אירועים ולדחות אותם בשמך. משם, Reclaim תשתמש בלמידת מכונה כדי "להגן" על זמן העבודה שלך על ידי מעבר בסדר העדיפויות שלך על סמך הזמן שיש לך, ודחיית פגישות לאחר שתתפוס מלא. כשתהיה לך יותר גמישות, היומן שלך ייראה פתוח יותר לאחרים, אבל ככל שתהיה עסוק יותר, היומן שלך ישקף את זה גם כן.

במיטבו, Reclaim תיתן לך מפת דרכים ברורה לביצוע העבודה שלך. זה גם יכול להראות לך (ולבוס שלך) שאין לך מספיק זמן לבצע את העבודה שלך בפועל. שניהם תוצאות חשובות.

השירות הוא בעיקר סוגי העיסוקים שלעיתים נעשים מרחוק ומחשב, אך ניתן להשתמש בו גם לתיאום פרויקטים אישיים בבלוקים של לא-זמן.כך אומרת החברההנתונים מוצפנים בכל עת, והוא מאחסן רק נתונים הדרושים כדי שהתוכנה תעבוד.

ראה גם:דברים הם כלי פרודוקטיבי למאורגנים מאוד

כיצד להתחיל עם Reclaim

לאחר שנרשמת והיומנים שלך מיובאים, מתחילה העבודה האמיתית. התחל עם הגדרות, לאורך תפריט המסילה השמאלי. בפנים, תוכל לבחור את הגדרות הפרטיות עבור אירועי היומן שלך, והאם תרצה ש-Reclaim תחשב על זמן הנסיעה ותיתן לך חיץ לשחרור לאחר פגישות עם ועידות וידאו.

אתה יכול לשנות את הצבעים של סוגים שונים של אירועים, ש-Reclaim גם תעקוב אחריהם ותשלח לך דוח עליהם בכל שבוע אם תרצה. לדוגמה, אתה יכול לראות כמה אחוזים מהזמן שלך מושקע ב"עבודת סולו" או "פגישות צוות". תכונה זו, והמעקב של Reclaim באופן כללי, כנראה יהיו שימושיים יותר לאנשים שעובדים בצוותים או ארגונים גדולים יותר.

כאדם סולו ללא הרבה פגישות, לא מצאתי את המעקב הזה כל כך נחוץ, אלא עוד עליו בהמשך.

האפשרות החשובה ביותר בתפריט ההגדרות היא תפריט המשנה "שעות". כאן תגדיר את שעות העבודה והשעות האישיות שלך עבור כל יום בשבוע. אלו הם הפרמטרים שבהם Reclaim משתמשת כדי לתזמן את הפעילויות שלך.

אתה יכול להגדיר יותר מחלון אחד בכל יום, כך ששעות העבודה של יום שני יכולות להיות 9-5 ואילו של יום שלישי יכולות להיות 9 - צהריים ו-3-6. אלה לא אמורים להשתנות משבוע לשבוע, כך שאם אתה יודע שילד אינו מבית הספר ביום חמישי בחודש מעכשיו, עדיף לך לחסום את היום הזה בנפרד מאשר לשנות את שעות העבודה שלך בהגדרות.

ניסוי עם הגדרות אלה יעזור לך לדמיין איך יראה שבוע העבודה שלך אם לקחתם אחר הצהריים חופשה רגילה, או אם יהיו שעות מסוימות ביום בלתי נגישות בגלל צורכי טיפול בילדים. אולי אתה עדיין יכול לעמוד בכל המועדים שלך לסיים את יום העבודה שלך מהבית בשעה 16:30 במקום 17:00 ולנצל את חצי השעה האחרונה לפעילות גופנית.

הוספת משימות והרגלים

ברגע שאירועי היומן שלך נמצאים בתוך Reclaim וקבעת את שעות העבודה שלך, סביר להניח שתרצה להוסיף הרגלים ומשימות. הרגלים, ב-Reclaim, הם פעילויות חוזרות שאתה רוצה לפנות להן זמן, כגון "תכנון יומי", "ארוחת צהריים" או "פעילות גופנית". אתה יכול להתאים את משך הזמן שאתה רוצה להשקיע בכל פעילות, את החלון שבו היא אמורה להתרחש באופן אידיאלי, ובאיזו תדירות בכל שבוע אתה רוצה שהם יתוזמנו. בנוסף, אתה יכול לשנות את "הגנת הזמן", או רמת העדיפות, שמציינת כמה קשה תעבוד Reclaim כדי למנוע צורך להזיז את הבלוקים האלה.

Reclaim תארגן מחדש הרגלים ומשימות סביב המחויבויות האחרות שלך, אבל אם ייגמרו התמורות, החסימה תהיה נעולה ובלתי ניתנת להזזה.

נכון לעכשיו, ניתן לחבר את Reclaim ל-Slack, Google Tasks או Zoom. חיבור ל-Slack מאפשר ניהול אירועי לוח שנה ואינטגרציה של זום מייבאת אירועים (וכנראה אחת הדרכים שבהן Reclaim יודעת אילו אירועי ועידת וידאו אתה צריך לפרוק אחרי). אתה יכול להגיב לאירועים מחדש מתוך Slack, והבוט יעדכן את זמינות ה-Slack שלך על סמך היומן שלך. שילוב Google Task מסנכרן משימות בין שני השירותים. שילובי משימות נוספים יהוו שינוי משחק של שדרוג, מכיוון שכרגע אני מכניס הכל באופן ידני. מתוכננות אינטגרציות עם מערכות אחרות - כולל Trello, Asana ו-Todoist - מה שיחסוך זמן רב למשתמשים בשירותים אלה. בעוד זמן כניסה שכפול הוא בעיה שנתקלתי בה בשירותים אחרים, התמורה ב-Reclaim גבוהה מספיק כדי שאני מוכן להשלים עם זה.

אשמח לראות מה יקרה אם Reclaim יאומץ על ידי צוות או מחלקה ארגונית ותשתמש בה באופן קבוע. האם אנשים יסכימו שלא ניתן לקבוע פגישות?

איך נראה לוח זמנים של Reclaim?

עבורי, Reclaim היה כלי נהדר לשילוב כחלק מהסקירה השבועית שלי ותכנון קדימה. לאחרונה, וידאתי שכל המשימות והמועדים שלי היו ב-Reclaim, ואז נתתי למתכנן לפעול. מסתכלים על השבועיים הבאים של עבודה מחויבת, כולל בדיוקכַּאֲשֵׁרשהעבודה תסתיים עזרה לי לראות שפרויקט חדש ששקלתי לקבל צריך זמן אספקה ​​ארוך יותר כדי להתאים ללוח הזמנים שלי.

אם אתה מתחייב, תראה רשימה של פריטים בחלון המתכנן תחת "לא מתוכנן". אלו אירועים ש-Reclaim לא הצליחה לתזמן על סמך שעות העבודה שלך והתחייבויות אחרות. משם, אתה יכול להעביר את אלה כדי לתזמן אותם בעצמך, או לשנות את רמת העדיפות באירועים אחרים כדי להתאים אותם.

המייסד השותף של Reclaim, הנרי שפירו, אמר באימייל כי בעוד שמשתמשים יכולים לגרור אירועים כדי לתזמן אותם מחוץ לשעות העבודה שלהם אם הם צריכים יותר זמן, Reclaim לא תעשה זאת עבורם. במקום זאת, המטרה היא שאנשים "יחשבו על כמות הזמן המצומצמת שלהם ויעשו את הפשרות הללו", הוא אמר - בוודאימזכרת מורילתקופתנו.

מכיוון שמשתמשים יסנכרון לוחות שנה אישיים ועבודה, בקרות הפרטיות של Reclaim מפורטים. אתה יכול לבחור איך אתה רוצה שאירועים בכל לוח שנה, משימה והרגל יופיעו לך ולאחרים. אתה יכול גם לצבוט את התגובה האוטומטית ש-Reclaim שולחת בשמך כשהיא שומרת על הזמן שלך. אם אתה מוחק את החשבון שלך, החברה אומרת את הנתונים שלךיימחק תוך שעה.

כמה זמן לוקח להסתגל?

אני משתמש ב-Reclaim כבר כמה שבועות ולקח לפחות חודש עד שאני מרגיש שאני נכנס לתלם שימושי. זו לא השקעת זמן נוראית ועד כה התמורה טובה מספיק כדי שאני חושב שסביר שאשאר עם זה.

אם לא תסיימו את העבודה ש-Reclaim תזמנה עבורכם, תוכלו למחוק את הבלוק או לסמן אותו כלא בוצע במתכנן. אז זה יעבור ערבוב מחדש בהתאם לפרמטרים שכבר הגדרת.

כדי להשתמש ב-Reclaim בצורה היעילה ביותר, חילקתי את הפרויקטים שלי באופן לא רשמי לשלבים תלויים. לדוגמה, השלמת מטלה עשויה להימשך 10 שעות, 3 למחקר, 3 לראיון, 2 לכתיבה ו-2 אחרונות לעריכה. מכיוון שאני לא יכול לכתוב את הסיפור בלי הראיונות, הגיוני להכניס כל אחד מהנתחים האלה ל-Reclaim ברצף, כאשר חלונות התזמון לשלב האחרון מתרחשים לאחר הקודמים. כך, Reclaim לא תחסום שעות עבור פרויקט שאתה לא מוכן להשתמש בו.

ל-Reclaim יש את המוזרויות שלה

לפעמים Reclaim הייתה מפצלת משימות לבלוקים קצרים יותר ממה שחשבתי שהגיוני. לעתים קרובות, אני מעדיף להמשיך לעבוד על פרויקט אחד לאורך היום במקום לעבור בין שלושה. עם זאת, היה קל להתאים את הבלוקים ברגע שהם היו במקום, והמערכת עירבבה מחדש לאחר העריכות שלי, בערך כמו איך תוכנית מפות מגיבה כשאתה לוקח מסלול חלופי או מחמיץ פנייה.

אם אתה מתזמן מעבר לחסימה בתוך 30 דקות מזמן ההתחלה שלו, המערכת לא תוכל להסתגל היטב. תצטרך למחוק את החסימה לחלוטין כדי לאפס אותו.

הסיכון הגדול ביותר עם Reclaim הוא שאתה עדיין לא בונה מספיק רפיון במערכת שלך. יש לך סידור אלגנטי של קוביות עבודה שיורים לעזאזל כאשר אתה מבין ששכחת פרויקט או פגישה, או שנקבע פגישה חדשה. אולי אתה לא מצליח להכניס מספיק הפסקות ביום שלך. חלק ממני מאמין שאלו בעיות ניתנות לפתרון, אבל חלק גדול יותר דואג שאולי זה פשוט לוח שנה חכם יפהפה שמגדיר אותך להיכשל. שמתי לב שאני צריך לבנות הפסקות וזמנים כדי לבדוק אימייל או הכנה לפגישות. סביר להניח שההרגלים מועילים כאן, אבל תצטרך לחשוב על היקף כל העבודה שלך, כולל הדברים הניהוליים.

כדי למנוע את הגרוע ביותר מבין התוצאות הללו, אפשרות אחת תהיה להשתמש בתביעה חוזרת על בסיס מוגבל. חסום חלק מהזמן ביום שלך עבור פרויקטים או עבודה ממוקדת ואפשר ל-Reclaim להגן על השעות הללו בלבד, ולהשאיר מקום אחר פתוח לפגישות. זה יעבוד טוב אם המשרד שלך יקבע שעות "יוצר" (או ללא פגישות), כפי שחלקם התנסו בהם.

אתה יכול גם להגביל הרגל כמו אימייל לזמן ביום שבו אתה יודע שתהיה לך האנרגיה הנכונה לכך, כמו אחר הצהריים.

אירועים שנמשכים כל היום כמו יום נישואין, יום הולדת או חג פוגעים ב-Reclaim. אירועים אלה הם בדרך כלל רק תזכורת - אולי אתה "משתתף" אבל אתה לא עסוק בעצם. לדוגמה, Reclaim פירש את יום ההולדת של חמי כאירוע שמנע לתזמן משימות או חסימות כלשהן, והוציא יום שלם מלוח הזמנים שלי. הייתי צריך לשנות את האירוע של כל היום לחלון קצר יותר מחוץ לשעות העבודה שלי, או להעביר אותו ללוח שנה לא מסונכרן, כדי ש-Reclaim תתאים מחדש את המשימות שלי.

לוח זמנים חכם ושפוי יותר

בסך הכל, Reclaim הוא סוג של קידום תוכנה חכם שהייתי רוצה לראות יותר ממנו. היא מתמודדת היטב עם בעיה משמעותית, מסובכת ושוטפת. אפילו שיפור שולי באופן שבו מתוזמנים הימים של אנשים יכול לעשות הבדל אמיתי באיכות חייהם ועבודתם, ומעולם לא היה רגע חשוב יותר לכך מאשר בתוך מגיפה, הפזורה בין בתים ומשרדים.

הפיכת רשימת משימות לתוכנית קונקרטית היא אחד החלקים הקשים ביותר בעבודת הידע. Reclaim יעבוד בצורה הטובה ביותר עבור אנשים עם אוטונומיה מסוימת על לוחות הזמנים שלהם ואשר יכולים להעריך באופן אמין כמה זמן הם יצטרכו למשימות שלהם. אם אתה רק מתחיל בקריירה שלך, היה נדיב בהערכות שלך.

Reclaim יכול להיות גם כלי שימושי למנהלים בעלי חשיבה קדימה לשימוש בדוחות שלהם. זה יכול להראות כמה זמן עבודה נשאר לאחר פגישות. הרבה מזה נראה במבט חטוף בלוח שנה, אבל דיווח שבועי שאומר שעובדת בילתה 70% מזמנה בפגישות ורק 20% ממנו בעבודה סולו יכולה לבסס חוויה אנקדוטית. אם צוותים ומחלקות שלמות מציגות מספרים דומים, זו יכולה להיות קריאת השכמה נחוצה.